経理の基礎知識2015年04月29日（水）

英語で領収書を書く際の注意点とテンプレートサイト10選

経営ハッカー編集部

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スクリーンショット 2015-04-29 18.34.14 日本の領収書と英語の領収書は、構造は基本的に一緒ですが、異なる部分もあります。そこで今回は、英語の領収書のテンプレートを紹介します。

［目次］ 1）基本的なテンプレート1 2）基本的なテンプレート2 3）タイプ別領収書のテンプレートと注意点 4）今すぐ使えるテンプレートサイト10選 5） まとめ

1）基本的なテンプレート1

日本語の領収書と英語の領収書で共通している部分について、基本的なテンプレートを元に紹介します。英語で領収書を作成する際に参考にしてください。共通している部分については、会社名、発行日、受領方法になります。  

1. 会社名 

領収書で大事な部分のひとつが会社名です。会社名の他に、住所や電話番号を載せておくと親切ですね。カジュアルな領収書であれば、会社ロゴのみでも大丈夫です。注意したいのは住所の部分です。日本と表記が逆になります。例えば東京都千代田区永田町の場合、「Nagata-cho Chiyoda-ku Tokyo, Japan」もしくは、「Nagata town Chiyoda city Tokyo, Japan」です。

2. 発行日

領収書は発行日を記載することが大切です。日付をしっかり記載しないと、領収書としての効力がありません。例えば、2015年3月15日の場合は、「15th March, 2015」、「15/3/2015」などと記載します。

3. 受領方法

受領方法もしっかり記載しておきましょう。現金で受け取った場合はCash、小切手の場合はCheckなどと記載します。もしくはチェックボックス式にしていると領収書を切るときに楽です。

2）基本的なテンプレート2

英語の領収書を作成するに当たって、日本語の領収書と異なる部分も出てきます。具体的には、領収書のタイトルや内訳、サインや残高表示です。異なる部分について例を挙げながら、英語のテンプレートを紹介していきます。

1. 領収書のタイトル 

領収書のタイトルは一般的に「receipt」と表示されます。何のための領収書か示すためには、「receipt for～」と記載すると何の領収書か分かりやすいです。タイトルはもちろん知っておきたいのは、領収書を示す英語です。「acknowledgment」や「voucher」も領収書を示すものなので注意しましょう。

2. 領収書の内訳

領収書の内訳は商品の詳細を書く欄ですが、一般的には「as a ～」で～としてという意味で使われています。

3. 領収書のサイン 

日本の領収書の場合は、印鑑を押します。しかし、海外には印鑑というものがありません。領収書にはサインをするのが一般的です。領収書にはサインを記入する欄を設けましょう。具体的には、「Signed by」と記載した横や下に下線部を引きます。

4. 残高表示 

日本の領収書と大きく違うのが、公式の領収書では残高を表示している領収書も多いということです。残高を示す「Balance Due」、本来の金額「Total amount to be received」、実際に受け取った金額「Amount received」を記載します。

3）タイプ別領収書のテンプレートと注意点

領収書と一口に言っても、紙で渡す領収書だけが領収書ではありません。場合によっては、メールで領収書を作成したり、FAXで領収書を作成したりすることもあります。それぞれの領収書のテンプレートの一部を使って注意点を紹介します。

1. 書面での領収書 の注意点

日本では領収書の住所は下に記載することが多いですが、英語の領収書の場合会社名や住所は領収書の左上などに記載することがほとんどです。上部には会社情報の他、領収書番号や日付を記載します。中部には金額や内訳、サイン欄を作りましょう。最後に、下の欄に残高を表示することでしっかりとした領収書になります。

2. FAXで送る場合の注意点

遠方のため領収書をFAXで送る必要が出てきた場合の領収書のテンプレートは書面と同様で構いません。送付状を添付することでより丁寧なビジネスのやり取りができるので参考にしてください。送付状には、日付や会社名の他、宛先や送付物の内容をしっかり記載しましょう。「Please see attached quotation peper」（添付書類を見てください。）などと記載しているとより親切です。