マイナンバーの保管方法をわかりやすく解説

いよいよ平成27年10月からマイナンバーが記載された通知カードが、日本に住民票を有するすべての人に郵送されます。マイナンバーは、私たちの個人情報が記載された大切なカードですので、他人に悪用されないように大切に保管しなければなりません。

特に会社の実務で他人のマイナンバーを収集し、管理する人にとっては、マイナンバーの保管を啓蒙し、集めたマイナンバーを保管することはとても重要な任務になります。そこでマイナンバーの保管方法について詳しく解説したいと思います。

1）マイナンバーを保管する上で注意すべきこと

まもなく、「通知カード　個人番号カード交付申請書在中」と記載された封書が郵便配達員から書留で郵送されてきます。通知カードは紙でできた免許証ほどの小さなカードで、名前、生年月日、住所、性別など個人情報が記載されています。

この通知カードですが、「今すぐには必要ない」とどこかへ適当にしまい込んではいけません。この通知カードに記載されたマイナンバーは、社会保険手続きや年末調整のために会社へ提出しなければなりませんし、その会社員に扶養されている配偶者や子供のマイナンバーも会社へ合わせて提出します。そのため、自分がすぐにわかる場所で、かつ安全な場所に保管しなければなりません。

まずはこの点をよく従業員に浸透させておく必要があるのではないでしょうか。

　また、会社の従業員から収集したマイナンバーを、保管する場合は、従業員本人のマイナンバーに限らず、その家族のマイナンバーも取り扱うわけですから、特に厳重な保管が必要になります。

もし、紙などにマイナンバーを記録し、保管する場合であれば施錠された金庫や書庫、特定の人しか解錠できないような保管庫などに保管する必要があります。

また、収集したマイナンバーはいつまでも保管しておいていいわけではなく、必要がなくなった時点で廃棄する必要があるため、マイナンバーを利用する事務処理の種類ごとにファイルを作成して保管するようにしておけば、廃棄処分もスムーズに行うことが可能になりますし、クラウド上に保管しておけば、保管庫代などよりも安く、また安全に取り扱うことができます。このように、マイナンバーは業務によって保管方法を工夫することが必要とされます。

2）マイナンバーの保管はいつまでも行う必要はない

マイナンバーは、いつまでも保管しておけばいいというものではありません。マイナンバー法では、マイナンバーを必要とする事務処理を行うためにのみマイナンバーを保管することができるとされています。そのため、マイナンバーが必要なくなった時点で廃棄処理または情報の削除をしなければなりません。

ただし、一定期間保管をすることが義務付けられている場合もあります。例えば、年末調整に必要な給与所得者の扶養控除等申告書や源泉徴収票の作成のためにマイナンバーを使用した場合には、対象年の翌年1月10日の翌日から数えて7年間は保存しなければなりません。

また、労災保険に関する書類や労働保険の徴収、納付等に関する書類にマイナンバーを使用した場合には、事務処理が完結した日から数えて3年間保存する義務があります。その他社会保険に関する手続きにマイナンバーを利用した場合についても法定保存期間が定められています。

そのため、事務の種類ごとにファイルを作成することに加え、マイナンバーを「運用中のもの」、「法定保管期間中のもの」、「速やかに廃棄が必要なもの」に区分して保管することも、マイナンバーを安全にかつ効率的に運用する上で有用な方法かもしれません。

まとめ

マイナンバーの保管について解説させていただきましたが、いかがでしたでしょうか？マイナンバーの通知が始まる今のタイミングで、保管を周知しておき、会社でも厳重にマイナンバーを保管する必要があります。

実務で他人のマイナンバーを保管する場合には、厳重な管理はもちろんのこと一定の知識が必要です。必要のなくなったマイナンバーをいつまでも保管せず、また、事務処理に必要なマイナンバーを廃棄したり、流出させることのないように、正しい知識をもって管理することを心がけましょう。