経理の基礎知識2016年01月12日（火）

個人事業主向け、領収書の管理と保管の仕方まとめ

経営ハッカー編集部

個人事業主のタスクの中で、意外と大変で時間がかかってしまいがちなのが領収書の管理ではないでしょうか。今回は保管すべき期間や管理の方法、注意点などについてご紹介していきます。

1）領収書の保管は個人事業主の義務

個人事業主は、原則7年間領収書を保管しておかなくてはなりません。保管の義務については、法律で定められています。また、税務署による税務調査が行われた場合に、領収書を含む各種書類が整っていないと経費として認めてもらえず、追加で税金を納めなくてはなりません。修正申告をせずにすむためにも、領収書は7年間きちんと保管しましょう。

2）領収書の量が少なければノートでもOK

個人事業主は、事業内容によっては、領収書があまり発生しないこともあるでしょう。そのような場合は、ノートに領収書をはっておくだけでも構いません。ただし、せめて月別に、そして、日付順にはるようにしましょう。後から見直す場合にも分かりやすく、帳簿のミスも減りやすくなります。

3）ノートでは追い付かない場合は封筒＆ホチキス＆段ボールを活用

封筒＆ホチキス＆段ボールを活用した個人事業主の領収証管理方法を紹介します。まず、封筒は2種類用意します。大きさは長形3号（郵便でよく使う縦長サイズ）と角形20号（A4が入るサイズ）が良いでしょう。長形3号の封筒はお勘定目別に領収書を保管するために利用します。分類はおおよそで構いません。例えば、交通費・接待交際費・光熱費…などです。角形20号の封筒は1月～12月まで、月別に分けるために利用します。ホチキスは、同じ勘定科目で同じ日付の領収書や、同じ会社からの領収書をまとめるために利用します。1年ごとに段ボールにしまい、大切に保管してください。段ボールには、帳簿や決算書なども一緒にしておくと良いでしょう。

4）クレジットカードは便利！でも、WEB明細は注意が必要！

個人事業主がクレジットカードを利用した場合、取引明細がそのまま領収書として利用できるため、非常に便利です。しかし、WEB明細を利用している人は、WEB明細の保存期間に注意しましょう。たいていのWEB明細は、保管に期限が設けられています。期限がきて消えてしまう前に、ダウンロード・印刷しておきましょう。

万が一消えてしまった場合でも、印刷したものを送ってもらえる可能性があります。カード会社へ問い合わせてみると良いでしょう。余談ですが、ネットバンキングを利用している場合も、同様の注意が必要です。