請求書の訂正時におけるスマートな対処法

請求書の訂正が必要な場合には、迅速かつ正確な対応をすることが大切です。対応の仕方によっては、今後の取引先との関係にも影響を及ぼす可能性も出てきますので、慎重に対処していきましょう。具体的には、どのようにすべきか、例を挙げながら説明していきます。

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1）請求書の誤りを事前に見つけた場合は

請求書の誤りを送付する以前に見つけた場合の対処について紹介します。まずは、訂正箇所を含む請求書を破棄し、速やかに新たな請求書を再度作成します。

二重線と訂正印で済ませたり、修正液や修正テープで対応することはビジネスマナー的にNGとされることです。特に請求書などの金銭にかかわる重要な書類のミスは、取引先との信頼関係に重大な影響を及ぼすだけでなく、モラルの問題も問われるでしょう。取引先に対して失礼のないよう、正確な内容の請求書を発送することが重要です。

2）発送後に請求書の誤りに気づいたときの対処法

請求書を発送した後に、請求内容の誤りに気づいた場合には、速やかに取引先に対して連絡をしましょう。その際に、発送した請求書を破棄または返送してもらうことと、正しい内容に訂正した請求書を速やかにお届けすることをしっかりと伝えなければなりません。

もし、ミスの発生原因が分かっているのであれば、差し支えない範囲内で結構ですので、取引先にも概要を伝えるようにしましょう。請求書を再発行する場合には、受け取った取引先の担当者にも訂正したものであることがはっきりと分かるように「再発行」のスタンプを押すか、朱書きにて同様の文字を入れるか、いずれかの対応が望まれます。

3）請求書の再発行時には「詫び状」を添える場合も

請求書の再発行をする場合は、真摯に向きあうことで、取引先との良好な関係を維持することができるはずです。訂正し、再発行した請求書を郵送または電子メールにて送付する場合には、誠意があるお詫びの気持ちを伝えられるよう「詫び状」を添えることもあるようです。記載すべき内容としては、正式なお詫びの言葉に加え、請求書にミスが生じた原因や、再発防止への具体的な取り組みなどが一般的とされています。

まとめ

万が一に備え、請求書は手書きによる作成ではなく、請求書を作成できるソフトによって作成することをおすすめします。取引先の数が増えるにしたがって、その管理だけでも煩雑さを増しますので、会計ソフトと一体となったものなどの利用を検討すると良いでしょう。