請求書と納品書って違うの？ 取引に必要な4つの書類のポイントを解説
会社だけでなく、個人事業主として仕事をしている場合でも、取引に当たっては請求書や納品書など書類の発行が必要になります。仕事を始めたばかりだと、書類の発行の流れが分からないということも多いのではないでしょうか？ 取引をスムーズに進めるためにも、取引に必要になる基本的な書類についてしっかり理解しておきましょう。
1）発注を受けてから請求までに必要な書類は4つある
基本的な取引の流れは以下のようになります。
・発注を受ける ・発注の内容をもとに見積書を作成する ・納品と共に納品書を作成する ・請求書を作成する ・入金の確認後、領収書を発行する
発注を受けてから、代金の請求、入金の確認まで必要な書類は見積書、納品書、請求書、領収書の4つです。
2）見積書はどうして必要？ その役割は？
相手から依頼を受けるとまず作成するのは見積書です。見積書は依頼を受けた内容とその金額を明らかにするために作成します。
見積書に記載する内容は、金額の明細と合計金額です。これらのことをあらかじめ決めて置かないと、後々トラブルになってしまうことも考えられます。不要なトラブルを避けるための役割を持つ書類が見積書です。
依頼主によっては、複数の業者に見積書の発行を依頼し、比較検討の材料にする場合もあります。その見積書を元に、請求書と納品書を作成するのが一般的です。
3）納品書と請求書はどう違う？
納品書と請求書に記載されている内容は似ていますが、それぞれの役割は異なります。依頼主によっては、この2つの書類が揃わないと代金の支払いを行わないことにしている場合もあります。
・納品書
納品書は納品の際に同封する書類です。納品書に記載される内容は、注文を受けた品目や個数、単価と合計金額などです。
商品だけを送付した場合、依頼主は自分が注文したものがすべて届いているか不安になってしまいます。納品書を同封することによって、依頼主は納品された内容をチェックすることができ、注文したものがすべて届いたという安心感を得ることができるのです。
・請求書
請求書は、依頼主に確実に代金を支払ってもらうために必要な書類です。法人であれ個人事業主であれ、請求書がないと支払いをすることができません。請求書には、注文内容や単価、合計金額などのほかに、支払い方法や振込先などを記載します。
取引において入金時のトラブルは最も多いものです。不要なトラブルを避けるためにも、きちんと請求書を作成しましょう。依頼主によっては、指定のフォーマットで請求書を作成するように要求する場合もあります。このような場合は、独自の請求書ではなく、指定の内容に沿った請求書の作成が必要な場合もあります。
4）入金の確認後は領収書の発行が必要
納品書と請求書を依頼主に渡し、代金を受け取ったら領収書を発行します。領収書は代金を受け取ったことの証明になるだけでなく、代金を支払ったことの証明にもなる書類です。
入金前に領収書を発行してしまうと、依頼主がすでに支払ったという証明になってしまい、支払いが受けられないということも考えられます。必ず入金を確認してから領収書を発行しましょう。領収書には、発行日、宛名、金額、品名などを記載します。押印がないと正式な領収書とみなされません。忘れずに印鑑を押しましょう。
まとめ
見積書、納品書、請求書、領収書などの書類は、取引をスムーズに行うために必要な書類です。取引先との信頼関係を築く書類でもあるので、手間を惜しまず作成すようにしましょう。発行も重要ですが、帳簿や領収書は、税法、商法で保管が義務付けられています。発行した時だけでなく、これらの書類も受け取った時もきちんと保管しましょう。
