マイナンバーの収集方法についてわかりやすく解説
すでに従業員からマイナンバーの収集を行い管理、運用を行っている事業者は少ないのではないでしょうか。中小企業の事業者様の中には、まだマイナンバーの収集を行えていない、どのように収集すればいいのかわからないという方も多いはずです。そこで今回は、従業員のマイナンバーをどのように収集すればいいのか、またいつまでに収集しなければならないのかを解説したいと思います。
1）マイナンバーはどのように収集すればいいのか
まずはじめに、マイナンバーの利用目的について簡単に説明したいと思います。マイナンバーは、1人に1つの12桁の番号を割り振り、税や社会保障、災害分野において異なる行政機関においても1つ番号で管理しやすくしようとする仕組みのことです。
事業者は税務署へ提出する税務申告書や法定調書、年金事務所へ提出する社会保険関係の書類などを提出する際に従業員のマイナンバーの収集が必要となります。
2）マイナンバーの収集方法
では、どのようにマイナンバーを収集すればいいのでしょうか？ 従業員が5人の事業者であれば口頭や書面での通知も容易であると思いますが、従業員が1,000人の事業者では社内LANを利用するなど周知の仕方や収集の方法にも工夫が必要だと言えるでしょう。どの事業者様にとっても共通で行わなければいけないことは以下の2つです。
①従業員のマイナンバーの利用目的を説明し、理解をしてもらう ②マイナンバーのみを収集するのではなく、免許証などの本人確認書類と照合することによりなりすましを防止する
特に従業員の数が多い事業者様にとっては本人確認に重点を置くことが大切です。安全かつ効率的にマイナンバーを収集、保管するためのシステムがありますので、それらを利用することも有効かもしれません。
3）マイナンバーを収集しなければならない期限は？
ではマイナンバーの収集はいつまでに行わなければならないのでしょうか？ マイナンバーの収集が完了していないのであれば、なるべく早く収集することをおすすめします。「平成28年分の年末調整を行うまでに収集すれば大丈夫」という話を耳にすることがありますが、厳密には間違っています。
上述のとおり、マイナンバーは税務申告、法定調書において税務署へ提出することが義務付けられています。ただし平成28年1月以降に発生する給料分からこのルールが摘要されるため、従業員が退職することなく1年間働いたとすれば、確かに平成28年分の年末調整のまでに収集すればOKです。しかし、年の途中で退職してしまう従業員がいる場合もあります。
また、収集作業が遅れれば、マイナンバーの通知カードを紛失してしまう従業員も出てくるかもしれません。そのため、できるだけ早い時期にマイナンバーを収集するに越したことはありません。
まとめ
マイナンバーの収集方法と収集時期について解説しました。マイナンバーの収集と管理は事業者の方にとって煩わしい事務作業のひとつかもしれませんが、ポイントを押さえてしまえばそれほど煩雑な作業ではありません。マイナンバーが必要なときに慌てて収集を開始するのではなく、余裕をもったスケジュールを心がけましょう。
