請求書に同封する送り状の必要性と書き方

請求書を郵送やFAXで送る際、ビジネス上の慣習として「送り状」を添えることがあります。「送り状」は別名として「カバーレター」「カバーシート」「送付状」「添え状」「かがみ」などと称される場合もあります。今回は請求書に同封する送り状について紹介します。

送り状とはどのようなもの？

送り状とは送付したい文書名や枚数などを簡単に記したもので、A4版の用紙1枚で簡潔にまとめられているものです。送り状を添えることにより、受け取った相手も全ての文書がそろっているかどうか速やかに確認ができることから、送り状は、文書を送る側と受け取る側の双方にとって、確実にやりとりをするための書類として位置づけられています。

送り状の様式

請求書の送り状の様式ですが、受け取り側の見やすさに配慮しながら自由なフォーマットで作成してOKです。会社によっては、自社のロゴマークを様式内に配置することで独自性を加え、他社のものと見分けやすいような工夫をしているところもあります。

請求書の送り状に記載すべき項目とは

請求書の送り状に記載すべき一般的な項目は、以下のとおりとなります。必要性に応じて取捨選択をしましょう。

1.送付する日付 2.案件名および書類の概要 3.送付先の会社名および担当者名 4.送付する文書のトータル枚数および部数 5.本案件の担当者名と電話番号およびメールアドレス、オフィス所在地の住所 6.送付に関する簡潔なメッセージ

なお、送付先の会社名や担当者名のあとには、それぞれにふさわしい敬称をつけるようにしましょう。送付先が会社や部署などの組織である場合には「御中」を付け、担当者名の後には「様」を付けるのが一般的です。

送り状のメッセージの書き方

請求書の送り状のメッセージ欄には、必要に応じて注意事項や連絡しておくべき事項などを手短に記載します。たとえば、送付した請求書類に目を通したあと、なんらかの回答をもらいたい場合には、回答期限などを含めて、その旨を記しておく必要があります。「拝啓」と「敬具」「前略」と「草々」などの正式文書としてふさわしい言葉を入れるとともに、「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」などの定型のあいさつ文を入れるのが一般的です。

まとめ

近年では、送り状を省略して請求書のみでやり取りをするケースも増えてきています。しかし、いざというときに送り状が必要になることもありますので、覚えていて損はない内容だと言えるのではないでしょうか。