2013年06月13日(木)0ブックマーク

クラウド時代の証憑管理のあり方

経営ハッカー編集部

皆さんは証憑管理はどうしていますか?

(証憑とは、簡単にいうと経費を証明するための領収書、レシート、請求書などです。)

1、邪魔になるレシート、領収書

証憑が必要となることは少ないですが、 法制上、証憑はとっておかなくてはいけないものです。

しかし、 「とりあえず大量のレシートや領収書をファイルにいれてとってあり邪魔になっている。」 こんなことになっている会社が多いでしょう。

2、全てPDFファイルで保管できるということは現実ではない

証憑はどう管理するのがベストなのか? 結論からいうと、 残念ながら様々な分野で電子化が進んでいる現在でも、 「紙で貰った領収書もスキャナーなどで取り込んで全部PDFファイルで管理できる。」 ということはありません。 ですが、紙で管理する領収書を減らす方法は存在します。

3、しかし、一部はPDFで保管可能

紙で貰ったものは紙で保存しとく義務がありますが、
PDFのような電子的な形で受け取った証憑は、電子的記録での保存が認められています。

請求書を貰うときに、極力、PDFファイルで貰いましょう。 サービス全般などでは、頼めばPDFファイルで請求書をくれることも多いです。 (客が紙でないと嫌だという人が多いと思い、紙にしている会社もあります。なので、頼んでみれば以外と、PDFで請求書を貰えます。)

参考として国税庁のリンクを貼っておきます。

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