請求書管理の効率的な仕方をわかりやすく解説

できてますか、請求書管理

請求書管理は、売上や資金繰りにダイレクトに影響します。請求書管理や入金状況の管理ができていることで、資金の流れがどのような状況になっているのかを把握することができます。今回は、請求書管理について紹介していきます。

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1）商品・サービスを提供したとき

自社の商品やサービスを提供した際は請求書を発行します。この請求書をもとに売上を計上したり、入金確認をしたりします。また、請求書は債権の根拠資料にもなるのです。まずは、請求書の発行の仕方・様式と、発行した請求書の管理について見ていきましょう。

まず請求書の発行ですが、営業マンが適当に発行してお客様に渡せばいいというわけではありません。請求内容に誤りがないかを適切な権限者によって確認したのち、発行するようにしましょう。権限を一人に任せてしまうと不正の原因になりかねないので注意が必要です。

様式は自社のもの、お客様指定のものと様々ですが、提供した社名、商品名、金額、消費税、支払方法や支払期日などは最低限記載すべき事項だと言えます。

請求書管理の方法ですが、請求書は場合によっては税務署から提出を求められることがあり、最大10年間の保存が求められます。場合に合わせて顧客ごとや請求日、入金状態など社内管理のしやすい方法にてファイリングしておきましょう。

2）入金管理の方法

入金があったときはどの請求に対する支払いなのか、金額に差異はないか、期日に間に合っているかを逐一確認する必要があります。

振込時に社名や注文番号を入れてもらうなど工夫をすれば、入金確認時に送金元を知ることが楽になります。照合を容易にするためにも、社名や注文番号の記入は忘れないように行ってもらうようにしましょう。

請求書管理は件数が多くなってしまうと煩雑になってしまいます。表計算ソフトを使って債権管理表を作成してもよいでしょう。顧客名や前月残高、当月の売上・入金・残高がわかるように字形れるに入力しておけば、請求書管理は容易にできます。

請求書の発行や入金管理を会計ソフトと連動させるサービスもありますので、活用して効率化するのもおすすめです。

3）入金が遅延しているとき

請求通りに入金されない場合はどうしたらよいでしょうか。入金されない原因は、先方の処理ミスや資金繰りの都合、管理の誤りなどの理由が考えられます。まずは社内でミスがないのか確認することが必要です。

最初にすべきなのは、こちらの入金処理漏れや重複請求がないことの確認です。間違いがないことが分かれば、担当営業や請求担当から先方に連絡して状況を問い合わせましょう。場合によって、双方の請求書コピーを照合するなどの業務が発生します。

先方の処理ミスであればすぐに入金して頂くよう依頼しますが、もしすぐに入金できないような状況であれば、再度支払の目安を設定したのち、契約等に基づき、遅延損害金などの請求手続きも視野に入れることになります。

また、支払いの折り合いが付かない場合は、督促状や内容証明を送ることもあります。更に状況が悪化した場合は裁判所を介すことになります。先方が裁判所から送られた支払督促を受け取ってから2週間以内に異議申立をしなければ、強制執行の手続きに入ります。

4）回収できない可能性が高くなってしまったときの経理処理

どうしても債権が回収できそうにない場合は「貸倒損失」、つまり債権が回収できないことによる損害に備えた経理処理をします。これを「貸倒引当金の繰り入れ」といいます。発生の可能性が高い将来の損失を、前倒しで「貸倒引当金繰入」として損益計算書に計上することになります。

破産などで貸倒損失が発生してしまった場合、貸倒引当金の繰り入れ処理をしていれば既に損失計上は済んでいるので、債権と貸倒引当金を相殺して貸借対照表から消します。処理をしていない場合は、「貸倒損失」という経理処理により、損失が損益計算書に記載されます。

まとめ

請求書管理とひとことで言っても、その範囲は請求書の発行から入金管理、万が一の対応まで広範にわたります。自社の利益と資金繰りにダイレクトに関わってくる大切なポイントでもありますので、重点的かつ効率的に管理するようにしましょう。