どの勘定科目で帳簿をつければいいかわからないから雑費にしてしまう……は間違いなのか？
日々の取引を帳簿付けするとき、どの勘定科目にしていいか迷うことがあります。
こんなとき、ついつい「雑費」にしてしまうことはないでしょうか。1取引あたりの金額は少なくても、１年間通じると結構な金額になります。ここでは、「雑費」について考えていきます。
そもそも勘定科目の「雑費」って何？
一般的に雑費とは、少額のもので、特にその支出に対して別の勘定科目を作成する必要のない重要性の低いものをいいます。「重要性の低い」というのは会社によってとらえ方が様々なため、結構いろいろなものが雑費で処理されています。
具体的には、以下のようなものを雑費で処理している会社が多いです。
- クリーニング代
- ゴミ袋代
- ゴミ処理代
- 印鑑証明や住民票発行などの役所に対する手数料
- 振込料
- 組合費
など
勘定科目名の決め方にルールはある？
「ルールはあるようでない」というのが本当のところです。例えば、水道代や電気代は「水道光熱費」、電話代は「通信費」など、世間一般であたりまえに使われているものはその勘定科目を使います。ゴミ処理代を「衛生費」としたり、そのまま「ゴミ処理代」にしたりというのはどちらでも問題ありません。会社としてわかりやすい勘定科目を決めてください。
１度決めた勘定科目は毎年継続します。毎年継続することで前年との比較ができ、経営判断をしやすくなります。勘定科目の決め方のルールのひとつに、商品ごとにわける場合とお店ごとにわける場合があります。
・商品ごとにわける場合
A商品は「事務用品費」でB商品は「消耗品費」でわける方法です。この場合、同じお店でA商品、B商品を同時に購入し、１つのレシートに記載されている 場合でも、商品ごとに勘定科目を分けて帳簿付けします。
・お店ごとにわける場合
そのお店でよく買う商品をもとにA商店は「事務用品費」、B商店は「消耗品費」と決めて帳簿付けします。
毎年継続することを条件に、管理しやすい方法で処理します。
個人事業主の場合はまず「経費になる」が重要
個人事業主の場合、お金を事業用とプライベート用に分けていない人も多いようです。 出どころが一緒なので、その支出がプライベートのものなのか事業に対する経費なのか、曖昧になってしまうことがよくあります。
経費になるものをきちんと分けて帳簿付けするのがいちばん大切です。支出の中から経費になるものをきちんと分けることができていれば、多少勘定科目名が違っていても問題になることはありません。まずは支出の管理から行いましょう。
雑費が多すぎてはダメなのか
すこし話が横道にそれましたが、本題にはいります。「雑費が多すぎてはダメですか？」の問いに対する答えは、「多すぎないほうがよい」です。これには２つの理由があります。
１． 前年と比べて増減があっても理由がわかりづらい
雑費にいろいろなものを含めてしまうと、「前年と比べて20万円の雑費が増えた」といってもそれが何に対する支払いなのかわかりづらくなります。経営分析や経営判断をする際、どの支出を削減したらいいかわからないと誤った判断をする危険性があります。
２． 対外的な信頼性
いろいろな見方がありますが、一つの目安として全体の経費の中で、雑費は10％未満が望ましいといわれています。銀行の融資担当者などは、雑費の割合が多いと正しい経理ができていないのではないかと考えることもあるようです。
３． 税務調査について
事業開始後、初めての税務調査の場合、雑費の金額が多いと目についてしまいます。しかし、経費であれば、まったく問題ありません。
１度税務調査に入ると、その会社ごとのファイルに結果を記載しますので、次回以降の調査は滞りなく進むでしょう。また、税務署にはこの業種のこの規模の会社であれば、この経費の割合はこれぐらいという資料が存在するようです。同業種・同規模の会社よりもとびぬけて「雑費」が多いと、調査の対象にならないとは限らないので注意が必要です。
「雑費」を少なくするには
雑費を少なくするためには、複数の勘定科目を使うことが効果的です。先ほどの例なら
- クリーニング代・・・「消耗品費」
- ゴミ袋代・・・「消耗品費」
- ゴミ処理代・・・「衛生費」や「外注費」
- 印鑑証明や住民票発行などの役所に対する手数料・・・「支払手数料」
- 振込料・・・「支払手数料」
- 組合費・・・「諸会費」
と、別の科目に置き換えることができます。
「消耗品費」と「雑費」
数万円の備品などを購入すると「消耗品費」で帳簿付けします。「消耗品費」も「雑費」と同じくついつい使ってしまう科目です。文房具などは「事務用品費」に分けたほうがいいでしょう。こちらも
- 文房具は「事務用品費」で処理する
- １万円を超えるものは「消耗品費」で処理する
- 数千円以下のものは「雑費」で処理する
といったルールを決めておきましょう。
まとめ
- まずは経費であることが重要
- 経費であれば、多くのものを１つの科目で処理しない
- 会社独自のルールを決め、それに沿って処理する。
帳簿の目的は経営分析をし、次年度によりよい経営を行うことです。毎年同じルールで処理し、適格な経営分析と正しい経営判断ができるようになりましょう。
