リアルタイムの数字把握と業務・効率改善が可能に

有限会社ASYM様は、校内請負事業・製造工程管理・コンサル・労働者派遣事業・各種業務委託・情報通信関連業等を行っています。また、地域産業の発展や雇用充実の一端を担い、地域経済の活性化にも貢献しています。

100名を超える従業員と複数拠点を抱える有限会社ASYM様に、freeeを利用してみての感想をお伺いしました。

freeeを導入されたきっかけは？

中原様： ASYMは、検査や部品組み立てといった業務を中心にしています。自社では設備をあまり持たずに、お客様や請負先にて作業を行います。そのため、人件費比率が非常に大きく、中間コストを圧縮していかないと利益率は悪くなっていきます。また、会社の拠点が複数に渡り、より効率化が求められますし、複数拠点の数字がタイムリーに見えるようにしたいと考えていました。

それまでの経理は丸投げでした。自社では総務の担当者が数字だけを用意して、あとは税理士さんが計算して、出来上がった書類だけが来るような状況でしたから、経理知識や税務の経験値は自社内に蓄積されません。経理プロセスも非効率的で、各拠点から領収書や請求書を本社に郵送し、それを本社のスタッフが集計、その後で税理士さんに作業をお願いするという状態でした。

これだと時間も人件費もかかります。最終的な全体の数字がまとまるまでに数ヶ月もの時間を要し、タイムリーな経営判断は難しい状況にありました。 　 そこで思いついたのがクラウド化です。従来活用していたエクセルなど、パソコンのローカルに存在するようなアプリケーションはなるべく使わずに、Google Apps やSkypeといったクラウドツールを活かそうと考えました。拠点数が多いため、いちいち紙でやり取りしたり、メールだけでは不便だからです。

また、同じファイルを複数の人が同時に使えないのも非効率でしたから、それら全てをクラウドで一元化しようと考えました。クラウド化は会計についても同様で、バックオフィス業務の効率化およびリアルタイムの数字把握もできるクラウド会計ソフトfreeeの導入を決めました。

経理未経験で経理担当になり、freeeを使われたご感想は？

追野様： 　社長がクラウド導入を決めてすぐに、freeeでの経理担当を頼まれました。しかし、経理と簿記の知識がありませんから、はじめは、「私でいいのかな？」と不安でした。それまでやっていたことといえば、小口現金の出し入れくらい。家ではパソコンを使って家計簿をつけていますが、そのレベルです。

経理になると決算も関わってきますから、本当に「うーん…？」と首をかしげる感じでした。ただ、スマートフォンが日常的になってきたり、これまで勤怠管理の打刻をクラウドで行ったりしていたので、クラウドに対する抵抗はありませんでした。自宅の家計簿はパソコンで行っているので、freeeはその延長でやれています。

　以前までは、各拠点から請求書を本社に郵送してもらうというフローだったのですが、freee で請求書を作成するようにしました。紙で毎回郵送していたので、郵送コストがかかりますし、売り上げの数字を把握するために数カ月もの時間を要していたのが、以前の課題でした。

その点、freeeで請求書を作成すると、請求書の作成と同時に自動的に売上や売掛金が計上されるため、常に最新の売上数値や取引先別の売掛金が把握できるようになります。

また各拠点や屋先生と同じアカウントを共有しているので、仮に請求書の数字が間違っていたとしても、その場で修正して全員が修正後の数字をリアルタイムで把握できます。預金の明細を自動で取り込んで、売掛金の消込もfreeeの中で完結できるところも気に入っています。

遠隔地の税理士様とfreeeによる初めての決算はいかがでしたか？

中原様： 　freeeの導入にあたり、もともとは地元で税理士さんを探していました。しかし、地元にfreeeに対応できる方が見つからなかったので、freeeに紹介を求めたところ、やはり長野県内には該当する方はおらず、東京の税理士さんにお願いすることになりました。経理プロセスの構築は、屋税理士事務所さんと行っています。オンラインで、気兼ねなく連絡を取ってやりとりできています。

追野様： 　わからないことがあれば、屋先生にSkypeで連絡すると、すぐfreeeにログインしてチェックしてアドバイスをくださいます。先生の都合もありますが、基本的にすぐ対応してもらえますから、初めての決算もスムーズでした。初年度は私も初めの作業で、新しい先生に変わったこともあり、先生には状況把握のため何回か来社いただきました。ひと通り仕組みができてしまえば、あとは同じことの繰り返しなので、昨年は決算のときに1回来社いただいただけでした。

今後のご展望は？

中原様： 　今後やりたいことは「業績予測」です。現在も、拠点毎に10日毎の短期間で純益を推測して変化点を見ています。ひと月単位では、なにか問題が起こった時に修正するまでに2カ月も3カ月か月もかかってしまいます。生産の状況、収益の状況などを、常にどんどん短いサイクルで行っていくことが目的です。そして現在の状況だけでなく、将来的な予測まで、freeeでできるようになればありがたいと思っています。

　また、現場責任者や営業が経費を使ったときに、そこで簡単に経費精算処理を終わらせられるようにしたり、給与明細をメールで送るようにしたり、効率化に向けたさまざまな取り組みを検討していきたいと考えています。

有限会社ASYM　 http://asym.co.jp/ 所在地：長野県駒ヶ根市赤穂4487番地 電話：0265-81-0145