月次決算の目的と流れ、早期化の方法とは

月次決算とは「毎月行う決算」のこと。月次で経営状況を把握することで経営目標に対する予測との乖離をすみやかに把握し、営業実績や経費を把握することで、会社の経営状態を明らかにします。年次決算のように必ず行わなければならないものではないですが、今後の経営方針を決める参考資料になります。四半期決算や年次決算は外部報告向けのため細密な正確性が求められますが、月次決算は経営判断に直結する「管理会計」のため、スピードが求められます。具体的な月次決算の目的は下記になります。

【月次決算の目的】

●現状把握と今後の経営判断

年度の経営目標と実績の比較、キャッシュフローと損益の実態、各部門間の業績などはできるだけ早く把握する必要があります。常に最新の経営状態を把握・分析することで、タイムリーに経営判断をすることが可能となり、経営のすみやかな軌道修正も可能となります。経営陣への共有は早ければ早いほどよいため、月次決算にはスピードが求められます。

●年次決算の準備負担の軽減

月次決算は、四半期決算、年次決算の基礎となります。月次決算を行うことで、数値を予測できるため、年次決算の作業負担の軽減に繋がります。また決算期の前から利益の予想を立てて、節税対策を行うことも可能になります。

●金融機関への資料提出がスムーズに

金融機関への融資などを申し込む場合、直近の経営状態を求められるケースがあります。月次決算を適切に行なっていると、スムーズに提出ができることに加え、月次決算を行っている企業は、現状把握を怠らず、迅速に経営判断を行っているということで心証も良くなります。

1.現預金残高の確認

最初の作業は、帳簿残高を実際残高と合わせることです。もし残高が合っていなければ、原因の追究と修正処理を行います。

2.棚卸（製造業・小売）・仕掛品（サービス業）

月末時点での在庫金額を確定します。損益、購買や生産、資金運用の正確な予測や評価のためにも棚卸（仕掛品を含め）は重要です。

3.仮勘定の整理

仮受金や仮払金などの仮勘定を、正しい科目に振り替えます。「年に一度」ではなく、計画的な仮勘定の整理が金融機関・税務署などからの信頼に繋がります。

4.経過勘定の計上

未払費用、未収収益、前払費用、前受収益などの未決済項目の計上をします。損益計算とキャッシュフローのタイミングがずれてしまわないように調整します。

5.従業員の給与・法定福利費の計上

従業員の給与、社会保険料、厚生年金などの法定福利費を計上します。

6.減価償却費、賞与引当金繰入などの計上

減価償却費や退職金給付費用など年間を通して見積もる費用は、その12分の1を月次費用として計上します。

7.法人税の概算計上

スピードを求めるため法人税の計上を行わない場合も考えられますが、月次で利益が発生している場合は、実効税率を乗じて概算で計上しておくと年次決算の基礎となります。

8.月次試算表の作成

月次試算表を作成することで、設定した勘定全てを一覧でき、経営管理のスムーズ化と年次試算表作成に活用できます。作成は月初5〜7営業日以内を目安にしましょう。

9.月次業績報告

月次決算終了後に、前年同期との対比や月別での比較から、当月以降の経営方針に検討結果を反映させるために行います。事前に業績判断書などの月次報告資料を作成しましょう。

月次報告資料は当期の経営課題や今後の方針を決める際に参考とされる資料です。会社全体の業績が把握できるよう、正確で見やすい資料作りを目指しましょう。ここでは基本的な月次報告資料を3つ紹介します。

【予算実績対比表】

予算達成できているかを、実績と比較するためのものです。未達成の場合はその原因を分析し、改善します。月次に把握することで年度予算見直しのきっかけにもなります。

【前期比較表】

当月の業績と前年同月の比較を行います。差異がある場合にはその要因を検討し、必要であれば改善などの対応を行いましょう。

【部門別損益計算表】

上記の予算実績対比表と前期比較表を部門別に作成し、どの部門で利益が出て損失が生まれているのかを把握できます。部門別の利益貢献をもとに、業績評価をより適切に行えます。

これまで説明した一連の決算に関する業務は会計処理と呼ばれ、その方法として「現金主義」と「発生主義」があります。2つの違いを把握し、正確な経営管理を行いましょう。

現金主義：実際に現金の支出・収入があった時点で金額を計上します。
発生主義：支出・収入が発生した時点で記帳します。

現金主義はリアルタイムな現金の動きを把握するために有効ですが、支出・収入の発生から実際に計上するまでにタイムラグが生じてしまいます。そのため耐用年数に応じた減価償却などはできません。一方、発生主義は掛売りや掛仕入れがあった場合、現金のやりとりがなくても記帳できるため、月々の損益について正確に把握する際には発生主義が有効です。

スピードと正確さの両方が求められる月次決算ですが、毎月思うような日程で作成できていない経理の方も多いのではないでしょうか。ここでは月次決算が遅れてしまう理由とその改善方法を説明します。

●請求書の到着が遅い

部門ごとの請求書発行や取引先からの請求書到着が遅れ、結果的に会計処理がスムーズに進まないことがあります。

●会計処理の作業が一定期間に集中する

どうしても会計処理の作業が集中するケースがあり、処理数が過多となり遅れてしまう原因となります。

●アナログ作業が多い

伝票を手書で処理したり、エクセルでの作業を行っている場合、時間もかかり、人為的ミスが起きる可能性もあります。

●社内で統一されたルールがなく、最適化されていない

請求書、会計などでシステムやシートが複数存在するケースや社内でシートが統一されず、部署ごとに異なる場合など、無駄な作業が多くなります。

●月次決算の重要性が社内に浸透していない

社内で月次決算への意識が浸透していない場合、締切に遅れるなどの事態が多発します。月次決算が経営戦略に密接に関わることを社内にアナウンスをするなど、その重要性を周知させることが必要です。

●締切日の設定・申請しやすい仕組みづくり

請求書など、書類提出の締切日を設定しましょう。早期の会計処理には経理だけでなく、各部門の意識改善が重要です。また、ただ意識を改善するだけではなく、各部門がすみやかに申請しやすいルールづくりや業務フローの整理が必要になります。

●スピード重視で見積計上をする

スピードの求められる月次決算では、適宜見積計上を行うのも有効です。請求が遅れている場合や減価償却費を概算値で計上したり、作業が集中する時期の負担を低減するために、その日に処理が可能な作業や照合、記帳などは小まめにこなすことも重要です。

●システムの導入・変更

システムの導入・変更により、単純作業を自動化し、ある程度の業務効率化を見込めます。ただし企業内の各部門で異なるシステムを利用して個別最適・部門最適となっているケースでは、システム間でのデータインポートやそのための加工などの手間が発生し、業務効率化の効果は限定的となります。

月次決算の早期化には、経理だけでなくフロント部門も含めて仕組みを構築することが重要です。ここではシステム導入で最適化に大きく効果を出すための検討ポイントを紹介します。

●ワークフローの効率化を行えるか

フロント部門の行う請求書発行・支払依頼・経費精算のワークフローを効率化し、すばやく証憑を収集する体制づくりが重要です。経費精算や支払依頼は月末月初に申請が集中しがちなため、外出先などでも申請され月中に負荷分散するよう、従業員向けの利便性を考慮したシステム検討を行いましょう。

●システム数を減らせるか

ワークフローの効率化にあたって、各業務で別々のシステムを使っている場合同じ情報を何回も入力する手間が発生し、その分月次決算の遅れにつながります。システム数を減らし一元管理できないか、検討しましょう。

●システム間のデータを連携できるか

営業がCRMやSFAを利用しているなど、データが管理部門と分断されることが早期化の障害となるケースがあります。システム間のデータ連携を自動で行えるかどうかも業務効率のポイントになります。

月次決算ではリアルタイムに経営状態を把握し迅速な経営判断を行えるほか、年次決算の効率化にも効果が期待できます。

月次決算の早期化を阻む原因を特定し、経理部門だけでなく全社視点で業務改善を行い、スピーディな意思決定を行える体制づくりを行いましょう。