業務改善の実施ポイント－電子書類・クラウド化・グループウェア

会社を動かす3つの要素と言えば、「日常業務」、「商品やサービス」、「業務を遂行する人員」であり、どれか1つが欠けても健全な経営は成り立ちません。

そして、これらの3つの要素は常に効率化が求められ、最善かつ最良のパフォーマンスを発揮することが期待されるため、業務にかかる時間、商品やサービスの品質、人員同士の連携は会社にとって継続的な課題となります。

長期的視野に立って、複数の異なる要素が最良の形で連動するように改善を行うことは、一時的な経費削減とは全く異質で、より根本的な改革に近いものです。

業務改善に取り組むと例えば、以下のような点において大きな変化を生むことができます。

日常業務にかかる時間

例えば、病院で電子カルテ化を進めている話はよく知られていますが、これはまさに業務改善の代表的な例だと言えます。

従来であれば、診察室で医師が作成したカルテが受付まで運ばれ、会計係が手作業で処理して初めて患者は医療費を支払うことができましたが、電子カルテ化により診察室で作成されたデータが会計ですぐ取り出せるようになったため、患者の待ち時間が大幅に短縮されるようになりました。
また、診断書などもテンプレート化され、即日発行も可能になりました。

つまり、紙の書類から電子書類へ移行するだけでも、確実なデータを即座に各所で利用することができるので、関わる全ての人のストレスを大きく減らし、パフォーマンスの向上が期待できるのです。

商品やサービスの品質

従来、商品やサービスの販売や改善を試みる際には、例えば「顧客ニーズのリサーチ」「商品・サービスへの反映方法」「改善した商品・サービスのスムーズな販売展開」について、全て別個の専門部署が作業を行ってきました。
この方法では、リレーのバトンを渡すように、次々と必要部署にデータを渡して状況を説明し、理解を求めるために、何度も会議を繰り返す必要があり、大きな手間がかかっていたのです。

そして、何度も手間をかけているうちに誤った情報が紛れ込んだり、顧客のニーズ自体が変化したりすることも珍しくなく、決して効率がよいとは言えませんでした。

商品・サービスの品質向上は、情報の正しさとスピード感に大きく左右されますので、 1つのデータを各方面で同時利用できるERPなどのシステムが昨今注目を集めだしたのも当然の流れであると言えるでしょう。

人員同士の連携

複数の人員を抱える企業では、最も重要なのは社員間でのコミュニケーションであると考えられます。
社員同士が互いに役割を分担し、得意分野を活かしながら所属企業の業績を上げるという共通目的は常に一定である必要がありますし、モチベーションにバラつきがあってもよいチームワークは発揮できません。

情報伝達や理解においても、なかなか答えの出ない会議を重ねるよりは、その場で即座に行うブリーフィングで常に最良の選択肢を採っていく方が、期待通りの展開を得られる可能性が圧倒的に上がります。
業務改善の三本柱である時間・質・人に関する諸問題をより洗練させたいという願いを追求していくと、「業務のIT化」という手段に到達することになります。

そのためにも、オンラインで利用するミーティングシステムや情報共有システムなどのいわゆるグループウェアは、現代企業にはなくてはならないツールであると言っても過言ではありません。

人工知能（AI）に関するニュースも珍しくはない現代において、全てをIT化することが業務改善につながるのでしょうか。
答えは「NO」であり、人間もテクノロジーもそれぞれの適切な守備範囲で全力を出してこそ真の効果が発揮されます。 この世の中が人間同士のつながりによって成り立っていると考えれば、人付き合いも経済も「ゆるぎない信頼関係」という目に見えない要素があってこそうまくいくものです。

人間のソフト面は、見た目・表情・声・しぐさなど流動的な印象から作り上げられていくため、これらはいくらIT化が進んだとしても絶対に機械が人間に追いつけない点であり、人間が最大のパフォーマンスを発揮できる守備範囲だと言えます。

一方、書類作成・運搬・伝達など時間と手間のかかる「作業」はテクノロジーによる代替が可能なジャンルであり、より多くの処理をより早く行う能力はITの圧倒的利点になってきます。

IT化によって、「日常業務にかかる時間」は短縮が可能になり、「商品・サービスの質」は改善にまつわる情報の正確さとスピード感が得られ、さらに「人員同士の連携」ではリアルタイムでのコミュニケーションがしっかりと支えられるようになります。
IT化を考える基準は、「人間では時間と手間ばかりかかるような業務かどうか」という点にあると捉えれば、導入・運営ともに円滑に進められるでしょう。

IT化で効果が得られるものと得られないものの差は、「人間でなくても担当できる作業かどうか」という点を見れば原則は明らかです。
電子書類、クラウドシステム、グループウェアなどの導入は、いずれも業務のための「手段」を補う位置にあるもので、まさに人間の代替として大きく成果を上げている分野です。

この原則を理解したうえで、より時間を短縮し、必要なデータをすぐに取り出して予測し、人員同士がリアルタイムにディスカッションしながら業務遂行できる環境を構築することこそ、IT化が担うべき分野であると言えます。