リアルな活用事例を大公開！会計freeeユーザー会「経費精算＆ワークフローを語る会」詳細レポート

女性のライフスタイルに沿った事業を展開

田中：株式会社ビーボの田中です。ビーボは、今年で10期目、従業員140人ほどの会社です。「進む、叶える世の中へ。」を企業理念に、女性のライフスタイルに沿った事業を展開しており、葉酸サプリや酵素ドリンクなどを販売するD2C事業をはじめ、お母さん向けの転職サイト「QOOLキャリア」を運営するなどしています。直近では女性向けのパーソナライズサプリサーバーをリリースするなど、様々な領域において多角的に事業を展開しています。

freee導入のきっかけは「危機感」

freeeを導入した経緯は、ひと言で表すなら「危機感」です。弊社は今期で10期目に入りますが、私は7期目に入社しました。その時の経理は、私1人です。月次決算の期間も1カ月以上かかっていました。さらに7期から10期にかけて企業の人員数や事業数、商材は倍々で膨らみ、右肩上がりの状況でした。その状況下において、「決算が追いついていない」ということに危機感を感じる日々でした。
 
例えば決算の数値について「今期どれくらいだったの？」と聞いてくる従業員もいない。経理は私1人で、人手や時間が足りず、なるべく効率化しなければいけない。自分が休めば仕事が回らなくなります。なおかつ、経営判断に必要な数値を早く提供しなければいけないのに、1か月以上かかっている。そういった状況にとても危機感を感じていました。

数字に興味を持ってもらいたかった

会計システムを変えようと思った理由は、まず従業員に対して会計数値をオープンにして、数字にもっと興味を持ってもらえるようにしたかったこと。そして、会計をもっと効率化したい、紙の処理や手入力をなるべくなくしたい、他のシステムと連携したいという思いがありました。これらが叶えられる会計システムが、freeeだったのです。freeeを導入したいと代表に提案をする際、この先の会社の事を考えて、もっと管理会計を強化したい、工数を考えたら、freee導入の価値はあるのではないかという資料を作って提案をしました。

freeeのワークフローを活用。部門別PLも従業員に共有

freee活用の全体像についてお話します。入金はAPIで連携しており、請求書はインフォマートのBtoBプラットフォームからfreeeにインポートしています。ワークフローも使っていて、売上に関しても請求書が発行できるものは、freeeの請求書から売上を作っています。ただ、人事労務freeeは使っていないので、在庫や固定資産、給与などに関しては、今までと同じ振替伝票や取引登録を手入力している状況です。
 
ワークフローでは、営業さんにICカードを配り、コーポレートカードの決済内容や仮払の申請をしてもらっています。請求書が出ない売上、口座引落の連絡などもワークフローを使用しています。
全従業員で使っているものとしては、部門別のPLの閲覧です。各自各部門が見られるように権限を設定しており、自部署のPLをタイムリーに見られるようにしています。

数字の意識改革につなげるための承認ルート選択

次は、承認ルートについて。人事労務freeeを使っていないため、経費精算などのワークフローに関しては、金額から自動で作成できません。そこで、人で切るのではなく権限でルートを切り、それに沿った人を自分で選んで申請を促すという方法を取っています。

やや非効率ではありますが、弊社は数字の概念が浸透しておらず、稟議という言葉すら、ここ2年くらいで出てきた会社だったので、「誰の承認を取らなければいけないのか」ということを申請者がきちんと考えてほしい、という思いがありました。そこで、承認ルートに関してはあえて自分で選んでもらうという設定で取り組んでいます。請求書が届かない経費は、ジョブカンで仮計上の申請を作成して上げてもらっています。こちらは今後、freeeのワークフローに移行する予定です。

代表や役職者を巻き込み、地道な啓蒙活動を展開

その他の工夫や施策に関しては、まず数字責任者の意識改革に取り組みました。数字に興味を持ってもらうため、代表を巻き込みながら役職者へ個別の月次アナウンスを実施。また、メンバーから「役職者が承認してくれないから経理まで上がってこない」と聞いたときは、こちらで役職者の承認時間を確保して、目の前で承認してもらうなどしています。
 
決算締めのタイミングでは、従業員に地道な啓蒙活動を行っています。コピー機やオフィスの真ん中にあるスクリーンなど社内のあらゆる場所にポスターを張ったり、オフィスの中心にあるスライドに「経費を出してください」「勤怠を締めてください」というメッセージを投影したりしています。他にもチャットワークを使った全社アナウンスや、マニュアルの作成をして、従業員みんなになるべくfreeeを使ってもらえるように啓蒙活動をしています。

従業員と経理のコミュニケーションツールができた

freee導入後は、大きな変化がありました。1カ月以上かかっていた月次決算は、5営業日で全社を締めることができ、今は部門別に着手しているところです。これまで経理だけしか使わなかった会計システムを全社員が使うようになり、経費精算は紙だったものがfreeeのワークフローに移り、エクセルを使っていた請求書の発行もfreeeになりました。また会計情報の紐付けも大きく変わりました。
 
その中でも一番大きく変わったと思うことは、freeeを導入したことで従業員と経理のコミュニケーションツールができたということです。従業員の企業行動の一つひとつが数字になり、各自の業務の結果が経費精算やワークフローですぐに見られる。これは大きな意味のあることだと思います。先日、事業部の人から「freeeで出したPL、何か紐付け間違っていない？」という質問が来て、freeeのPLを見てくれているんだなと思い、とてもうれしく感じました。

メンバーレベルでの意識付けが今後の課題

とはいえ、課題はたくさんあります。役職者への意識付けは浸透してきていますが、メンバーレベルでの「自分たちの数字を見よう」という意識付けは、まだまだ必要だと感じています。決算処理に関しても、紐付ける情報が多くなった分、ミスも出ているので、どう効率化できるのか。また前の会計ソフトと違い、BSの整理にやや時間がかかっているというのも課題としてあります。本日の機会を活かし、他社様の意見を参考にして、どんどん取り入れていきたいと思っています。

「freeeは面白そう」が導入のきっかけ

小林：リーテック株式会社の小林です。弊社の業態はリサイクルで、業界だと3R「Reduce・Reuse・Remanufacturing」という言い方もします。 

リーテックの本社は香港にあり、世界25カ国以上で経済活動を行っています。社員規模数は、日本単独で160名、グローバルだと約2,000名です。日本の160名の中で、freeeのIDを持っているのは80名程度です。

私は複数の会社で様々な業種の経験をしてきました。今はファイナンスをメインに担当し、他にも人事総務・IT法務も管轄しています。
これまで様々な会計システムの導入運用経験がありますが、freeeを導入したきっかけは、これまで導入したスタンダードなERPはあまり面白くなかったということがあり、freeeは面白そうだったということです。

freee以外での会計処理は受付けないことが大前提

freeeの活用例として、まずワークフローの活用事例をお伝えします。大前提として、会計に関わる事項はfreee以外で処理を受付けないことにしています。
請求書受発注管理、支払依頼・経費精算はfreeeにスタンダードで入っているものを使い、各種申請は弊社の中で独自に作成したものがいくつかあります。
 
メインとなるのは、事前交際費の申請書、事前出張申請書、社有車の業務上使用に関する申請書、購入申請書です。他に法務マターとして、新規採用または部署内の異動申請書、各種契約の内容確認と承認。リサイクル業界は国の規制や法律が非常に厳しい業界で、契約は今までワードベースで稟議・回覧をしていたのですが、すべてfreee上で契約の状況や内容を確認できるようにして、承認まで可視化してオンライン処理をしています。

徹底した取り組みで従業員の価値観を転換

freeeを社内に浸透させた方法として、特にワークフローを活用するときには、営業や購買、法務、総務、人事、倉庫などの各部署から代表を選出してもらいました。それらの代表に使用方法を教え、そこからメンバーに向けてレクチャーをしてもらいました。
さらに、導入前と導入後の3カ月間、私から毎日freeeに関する情報を発信しました。そして、freee以外での会計処理は一切認めない旨を強調。
運用開始直前まで全使用者にテスト環境でシステムを開放し、自由に試用してもらいました。
こうして最終的に、従業員の価値観を変えることに成功しました。

導入前と導入後の計3カ月間、毎日freeeに関する情報を発信したということについてですが、freeeが稼働したら従来の紙での申請依頼は受け付けなくなる、といった内容のメールを私から1日1回もしくは2回送りました。
freeeを稼働させることにより、業務標準化（Standardization）・システム化（Systematization）・業務簡素化（Simplification）という「3S」によって従業員みんなが楽になり、会社の業績改善につなげて、お客様や社会に貢献するようにもっとフォーカスしましょうという取り組みを毎日行いました。本当にくどいほど実践したのです。

業務効率化に取り組むマインドを醸成できた

最後に。freeeを活用して社内が一番変わった点として、やはり従業員が業務の効率化を意識して動くようになったことが挙げられます。
私が入社する約2年前までは「紙でやればいい」「チャット・メールで承認を取ればいい」という意識がありました。それが今は完全に電子化し、「freeeのワークフローを活用して業務を効率化させよう」というマインドチェンジができました。それが一番うれしかったことです。以上です。

クラウドサービスで家事代行をもっと身近に

朝倉：株式会社CaSyの朝倉です。自己紹介や会社案内の後、freeeを導入した理由やワークフローの活用事例などをお話したいと思います。主に、様々なERPがある中でなぜfreeeにしたのかについてフォーカスします。
 
弊社は2014年に設立し、従業員数は2019年9月時点で43名。家事代行サービス、エアコンや換気扇の掃除などのハウスクリーニング事業を行っています。
笑顔のある暮らしを実現し「大切なことを、大切にできる時間を創る。」ことをミッションとして掲げ、テクノロジーとキャストの「おもてなし力」で、誰でも安心して利用できることがバリューです。
 
CaSyが従来の家事代行会社と異なるのは、クラウドサービスにより時間とコストを節約できる点、また、クラウド管理したお客様のデータをサービス向上に役立てている点です。
弊社では家事代行サービスの提供者をキャストと呼び、キャストは登録ベースで約7,000名が在籍。お客様やキャストの声をリアルタイムでデータベース化し、素早いPDCAにつなげています。

私は税理士法人に約3年間おり、その後MBA取得のためにルーマニアに行きました。帰国後の2018年7月にCaSyへ入社。現在、経理を中心にバックオフィス全般を行っています。

上場を見据えてfreeeを導入。コストの最小化にも繋げたかった

以前まで使っていた会計ソフトでは、上場を見据えたときに対応できないことも多く、管理体制や内部統制をどう構築するかということが大きな問題となっていました。バックオフィスを大改革するとなったときに、自分たちの使命である「時間を作る」ということを大切にしつつも、時間と費用を最小化できるような結果にしたいということからfreee導入を決めました。

「迅速・オールインワン・API連携」が決め手

まず、クラウドサービスで迅速に導入ができること。自前でサーバーを管理する必要がなく、手間がかからないというのが魅力でした。
次は、トレーサビリティ。オールインワンのfreeeを使うことで、情報が一元化できます。これまでの実感として、いろいろなシステムを使うと、システム間の連携や管理コストなどが煩雑になり、ストレスを感じるということがありました。情報が一元管理でき、同じUIを使えることがメリットなのだと思います。
さらに、接続性。他社サービスとの連携がスムーズで、銀行のAPIと連携したり、freeeのデータをスプレッドシートに連携させて経営管理したりといった試みを行っています。他社のサービスとの接続性という部分は自分たちも大切にしていることなので、freeeに決めました。

監査法人対応の時間や手間を圧倒的に軽減できた

オールインワンのfreeeを徹底的に活用することで、監査法人対応の時間が圧倒的に短縮されました。その結果として適正な費用の削減につながっています。
監査期間になると、監査法人の方が会議室を使うため、通常業務で使う会議室が足りなくなることもあります。監査法人の方にfreeeのアカウントを渡してクラウド化することで、来社期間を最小限にできている実感もあります。

社内周知の結果、コミュニケーションが活発に

ワークフローを展開したときに行ったことは、従業員向けにマニュアルを作り込み、適宜アップデートすることです。弊社はバックオフィスを4人で回しており、各部署から質問が集中すると厳しい部分もあるので、自走できる仕組みを作りました。
ワークフロー導入の1年ほど前から、適宜説明会を開いたり、各部門にワークフローマスターを置き、その人に聞けば不明点はある程度解決できる仕組みを作りました。
さらに、起こりがちな不備をリスト化して、間違えやすい部分を全体集会で話題にするなどしています。また、勤怠管理における中間締めを導入して、月次決算をスムーズにする工夫もしました。
 
結果としてバックオフィスと従業員の間でコミュニケーションが生まれました。
ワークフロー導入前は、「とにかく何でも経費で買って承認を得ればいい」という人もいましたが、そうではなく、基本的に近距離交通費や社員用の家事代行補助以外は稟議が必要だと促しています。申告漏れについても適宜呼びかけてフォローしているところです。
ちょうど約1年前に導入が終わったばかりなので、まだいたらない部分は多々ありますが、皆様のお話を参考に今後も改善を進めていきたいと思います。ありがとうございました。

黒田：私はfreeeのSMB事業部でカスタマーサクセスを行っています。今回ご紹介するのは、弊社がfreeeを使う上で一部運用が難しいところがあったことやその改善方法、社内周知・運用時の注意点についてです。

頻繁な組織変更には「所属の一括更新」を活用

弊社は、1年前の時点で従業員は550名。今でもまだまだ増え続けています。急成長していることに加えて、四半期ごとに人事異動があるなど、頻繁に組織変更があります。そこで課題となっていたのが、freeeの人事マスタに組織図を組み込むことでした。しかし、今ではきちんと活用できています。
 
部署異動などが四半期ごとにある事に対し、弊社では「所属を一括更新」という機能を管理して、ワークフローを選択すると上長が自動で出てくる機能を利用しています。それでもイレギュラー申請があるときのために、逃げ道経路も作成しており、万が一そのフローがうまく使えないときにも対応できるようにしています。日々、従業員からフィードバックをもらい、改善しながら運用しているところです。 

データインポートの際の注意点

 一括更新を運用するにあたり大変だったのは、部門部署の初期登録が手作業になることです。初期登録の正確性がすべてを左右するため、事前にツリー図の作り込みを綿密に行っておくことをおすすめします。
またfreeeの仕様として、部門と従業員を紐付けすると、部署がなくなったなどに一度紐付けを外す必要があり、そのときに手間が発生することもあります。インポートをするデータを3カ月に一度管理するのですが、そのマスターの持ち方も重要になってきます。

ゴール・背景・現状を明確にして社内周知

freee運用にあたっては、従業員周知を徹底しました。やはり押し付けになってしまうと、反発も起こりやすくなります。上場を目指すために内部統制が重要で、今までやっていなかったことを行うのには理由があることをきちんと社内に周知したところ、特に意見が出てくることはありませんでした。また、上長クラスの人から先に細かい説明をして、その後メンバーに落としてもらうという運用をしました。

ゴール・背景・現状を明確にし、マネージャークラスに向けてのドキュメントに理由を書き出して読んでもらい、質問があれば受付け、合意した後にメンバーに落とし込んでもらったのです。すると納得感もありますし、「みんなでやっていかなければいけない」という意識が芽生え、特に反発などもなくスムーズに進みました。

社内からの意見は、ユーザー様も同様に不便に感じているのではないかと改めて考える機会になり、プロダクトの開発につなげています。皆様からもご意見をいただくことで、今後もより良いプロダクトにしていきたいと思います。これからもご支援よろしくお願いいたします。

ワークフローのプロダクトマネージャー・高師です。私はfreeeに入社前、5年ほど経理をしていました。実は、プロダクトマネージャーになったのは昨年で、それまではセールスやマーケティング、カスタマーサクセスで実際にお客様の導入支援などを行っていました。

会計とワークフローを一気通貫に

ワークフローチームのミッションはシンプルで、会計freeeを使っているお客様にしっかりとワークフローを使っていただけるように、利用率をKPIに設定して取り組んでいます。
他のワークフローシステムとの大きな違いは、やはり会計と一体型であることですので、一気通貫で使えるということで業務の転記漏れやダブリをなくし、なるべくfreeeで一元化できるようにしっかりと取り組んでいます。
 
私はカスタマーサクセス出身ということもあり、新機能だけでなく既存の機能の改善も進めていきたいと思っています。皆様からのフィードバックを元に、より使いやすいワークフローを作っていく考えです。
 

圧倒的に早いfreeeの開発スピード

昨年は、たくさんの新機能をリリースをしています。自分の部門からより上位の部門をたどる機能や、タイトル検索など大量のデータベースから検索をする技術は非常に難しく、それでも短期間で開発を進めてきました。やはり開発スピードに関しては圧倒的にfreeeが早いと感じています。

開発を加速して2020年も多数のリリースを予定

さてこのように、半年で多くのリリースをしてきていることをお伝えしました。
今後のリリース予定としては、まずは2月に経費精算の「定期区間の控除」がリリースされます。（※編集注：2020年2月にリリース済）
その後も申請経路をより選びやすくする機能や、共有設定を柔軟にできる機能などの開発を予定しております。

終わりに

今後も、会計一体型のワークフローの強化をしっかりとやっていきたいと思います。
お客様が独自のフォーマットで自由に申請を上げられる「各種申請」機能もより使いやすいものに改善していく予定です。
ユーザーリサーチを重ねて何を開発するべきかロードマップを作っている状況ですので、ぜひ皆様からフィードバックをいただければと思います。ありがとうございました。

いかがでしたか？
freeeでは会計ソフト一体型のワークフロー機能を提供することで、事務作業の効率化とコミュニケーションの円滑化を同時に実現しています。

会計freeeをご利用の方も、これからの導入を検討されている方も、これを機会に社内の経費精算・ワークフローを見直してみてはいかがでしょうか。

freeeのワークフロー機能については、以下のページにて詳しく紹介している他、導入の無料相談も承っております。ぜひ、お気軽にお問い合わせ下さい。