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監査効率が劇的改善! freee × kansapoが変えるこれからの監査の在り方【前編】

経営ハッカー編集部
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IPO市場は引き続き活況を呈す一方、いわゆる「監査難民」という言葉もよく耳にするようになりました。監査法人としても、監査基準の厳格化や手続増加、人手不足といった課題が浮き彫りになり、これまで以上に監査の効率化が求められています。こうした状況をどのように打開するか、お悩みの方も多いのではないでしょうか。
 
2019年12月13日に開催された『freee × kansapoが変えるこれからの監査の在り方~クラウドで監査をもっと効率的に~』では、クラウド監査アシスタント「kansapo」、クラウド会計/人事労務ソフト「freee」を活用することで、監査業務の“見える化”や効率化を実現するためのノウハウが公開されました。
 
第1部では、freeeエンタープライズプランの導入・運用支援や、内部統制支援を行う税理士法人つばめ 公認会計士・社員税理士 河村 浩靖様をお招きし、freeeとkansapoでどのように監査を効率化できるかが語られました。前編となる本記事では、その模様をレポートします。

目次

    監査を効率化するfreee・kansapoの紹介 税理士法人つばめ 公認会計士・社員税理士 河村浩靖様

    監査の現場で実感する3つの課題

    税理士法人つばめの河村です。今回はfreeeとkansapoでどんな事ができるのかをご紹介したいと思います。まず最初に、kansapoを作ろうと思った背景を説明します。監査現場の課題は3つあると思っています。

    事業会社の課題

    1つ目は、事業会社(被監査会社)の課題です。経験上、監査する側は、被監査会社から受け取った監査法人向け資料をすべて使っているわけではないのが実情です。かつ、それらの資料を監査法人側で加工して使うことも少なくありません。
     
    その主な原因として、監査法人がどのような意図で資料を依頼しているか、どういう資料が調書化しやすいか、被監査会社との間で認識のすり合わせができていないということがあると思います。
    科目明細を例にしても、監査法人側としては科目明細を前期比較や前年同期比較で並べて作っていただけると助かりますが、会社側の提出する科目明細は必ずしもそうではありません。結果として、監査法人側が使いやすいように自らデータを加工する、というコミュニケーション不足があると思います。
     
    また、被監査会社側では、増減分析のためのデータ加工の工数もかかります。出力した試算表を並べて増減を取り、新しい科目が出てきた際はズレがないように慎重に加工する必要があるなど、監査対応としてのデータ加工に時間がかかっているというのが現状だと思います。
     
    さらに、人手不足の解消も課題として挙げられます。通常業務の人員ですら足りていない現状に加えて、監査対応のための工数が加わった場合には、経理の人にはかなり無理が発生するのではないでしょうか。月次を締めながら監査対応をして、期末の決算の作業をする。これは一年でいちばん大変な時期ではないかと思っています。

    監査法人の課題

    2つ目は、監査法人としての課題です。現場としては、限られた監査の時間を監査調書作成のためのデータ加工に費やしてしまいがちです。先ほどの科目明細を例にすると、比較のために前期の科目明細を出してきて増減を取るのも大変ですし、その科目明細を作るメッシュが突然変わることなどがあると、データ加工にさらに多くの時間がかかります。
     
    領収書や請求書などの証憑の入手にも時間がかかります。分析する上で証憑まで確認したいときは、被監査会社に一覧をメールで渡し、指定した証憑をそろえてもらう。この一連の作業は意外に時間がかかり、会社側にも負担をかけてしまいます。
     
    また、監査法人側も人手不足の解消は課題になっており、以前と比べてやることは増えている一方で、手を動かす人が減っているという実感があります。

    監査市場の課題

    3つ目は、監査市場の課題です。IPOを監査するには上場会社監査事務所の登録が必要、ということがIPO待ちの監査難民が増えている原因の1つですが、それに加えて、市場として監査の需要が高まっている状況もあります。これらは、私個人が感じているだけでなく、社会的にも問題になってきている点ではないでしょうか。そういった状況下でも、深度ある監査に必要十分な時間の確保が求められています。当然、監査の品質も一定以上に保たなければなりません。
     
    この状況を何とかするためには、ITによる業務効率化が一つの解決策になると考え、freeeの特性を生かしたkansapoというアプリを作ろうと思い立ちました。監査効率化の定義は、作業や移動時間の効率化、被監査会社とのコミュニケーションの効率化です。これらが効率化されることにより、監査人の最も重要な業務である“判断する時間”や“考える時間”を増やすことができると思っています。

    効率的な監査を可能にする3つのポイント

    効率的な監査をするためには、どういったポイントを押さえればいいのでしょうか。そのポイントは3つあります。

    1つ目は、「有効な内部統制が整備運用されていること」。2つ目は、「事前に分析・文書化ができていること」。3つ目、「証憑突合がしやすいこと」です。監査は、すべての重要な点で虚偽表示がないことを目的に掲げています。そのため、むやみに全件チェックするのではなく、リスクアプローチを使ってリスクが有る部分に監査資源を割き、監査リスクを一定水準以下に抑えることが大切です。

    監査リスクを抑えるには

    この監査リスクをさらに「固有リスク」「統制リスク」「発見リスク」の3つに分解した場合、統制リスクと発見リスクは、そのリスクの度合いを変動させることが可能です。統制リスクの裏側には内部統制があり、有効な内部統制が整備・運用されていれば、統制リスクが下がります。その結果、監査手続の簡略化により発見リスクを上げることができます。
    内部統制が有効ではない、そもそも整備状況がないという状況で監査を受けるのは、現実的ではありません。有効な内部統制が整備運用されているということは、会社側が監査を受ける上で、また監査側が効率的な監査をする上でも、非常に重要なポイントです。

    分析的手続について

    監査手続において多用されるのが、分析的手続です。まず森を見てから木を見て、リスクがありそうなところに監査資源を配分していく、というのが一般的な監査のスタイルかと思います。この分析的手続は、監査基準委員会報告書的に言うと、リスク評価としての分析的手続、実証的分析的手続、結論形成としての分析的手続の3つがあります。
    実証的分析的手続は、実務的には監査手続として行うところは少ないのではないでしょうか。その代わりとして、証憑突合を増やすことによってカバーする流れがあると思います。
     
    リスク評価と結論形成については、監査法人は必ず実施すると思いますが、それを被監査会社が事前に文書化しておくことが、2つ目の効率的な監査のポイントです。そして、実証的分析的手続の代替として行われている証憑突合がしやすい環境になっていることが3つ目のポイントです。

    まとめると、有効な内部統制が整備運用されることで統制リスクが下がり、監査手続の簡略化が可能になる。また、財務情報と非財務情報の分析や、財務情報同士の比率分析などを事前に被監査会社が行い、その分析結果を文書化しておくことで、監査人が行う作業の前倒しが可能となり、監査が効率化する。さらに、証憑突合しやすい環境を作っておくことで、件数が増えがちな証憑突合を少しでも効率的に行うことができるのではないか。これらのポイントを押さえることで、効率的な監査が実現できると考えています。

    freeeで有効な内部統制の整備・運用を

    次は、「有効な内部統制の整備・運用」のポイントについて、freeeの特徴を4つ挙げながら、freeeが有効な内部統制の整備・運用に直結するという説明をしたいと思います。

    freeeの設計思想は「転記をなくす」こと

    まず、freeeの設計思想は「転記をなくす」ところにあります。監査的に言うと、手作業がなくなりIT業務処理統制になる、という観点が1つ目の特徴です。
    freeeの中で見積書を作り、その見積書を納品書に転換できたり、その納品書を請求書に変換できたりする機能があります。勘定科目も入力でき、請求書を作った段階で仕訳が計上される。その仕訳は、見積書の取引先や金額、納品書の取引先や金額が引き継がれた内容ですので、通常であれば紙ベースで転記を繰り返してきたものが、freeeの中で自動転記されて仕訳までつながります。
     
    経費精算や支払依頼の金額、勘定科目といった内容は、承認されるとそのまま仕訳として転記され、freeeの中に仕訳として残ります。各種申請は通常の稟議書として使うことが多いのですが、各種申請から経費精算を作ったり、支払依頼を作ったりもできます。
     
    例えば、各種申請を使って出張の事前申請の承認を受けると、実際に出張に行った後の経費精算が承認済みの各種申請を使ってできるので、経費精算から稟議にまでさかのぼることができます。経費精算の内容がそのまま仕訳になるので、仕訳から見ると今度は経費精算にもさかのぼれて、最初の出張申請の稟議書にもさかのぼれるようになっています。
     
    転記をなくすという意味では、もとの申請の段階での内容がそのまま転記されて仕訳までつながる仕組みになっているところが、非常に重要だと思います。エラーが起きやすいのは転記という情報の転換点ですので、これまで手作業による統制だったものをIT業務処理統制に変えられるという点が大きな特徴の1つかと思います。

    freeeは単なる会計ソフトではなくERP

    2つ目は、freeeは単なる会計ソフトではなくERPということです。SAPのように大規模な会社向けというわけではありませんが、中小企業向けのERPとしてワークフローなどの仕組みが整っていますので、freee上で承認履歴が確認できます。いわゆる証跡として残るというわけです。
     
    先ほどご説明した通り、見積書・納品書・請求書、経費精算、各種申請、支払依頼という各ワークフローの中で適切な申請経路を作り、それをもとに承認が行われ、最後に仕訳につながります。さらに、仕訳に関しても仕訳承認という機能があり、最初の申請での承認履歴や仕訳の承認履歴がfreeeの中ですべて確認できることが特徴です。監査業務の中で「証跡を残してください」という指導をすることがあると思いますが、あえてそれを言わなくてもfreeeの中で証跡が残っているということになります。
    もちろん、申請経路が職務分掌通りになっているか、きちんと更新されているかといった確認は必要ですが、それさえ確認しておけば、仕訳につながる手前の段階はワークフローをもとに進んでいき、各ワークフローに承認履歴が残ります。

    SOC1 Type2報告書を受領

    3つ目が、SOC1 Type2報告書を受領していること。受託会社としてのfreeeの内部統制が有効かどうか監査を受けてType2報告書を受領しているので、freeeに関連するIT業務処理統制がある場合は、IT全般統制を有効にすることでテスト件数を減らすことができます。
    freeeでは、仕訳の登録日や、その仕訳の入金期日などをもとに滞留債権リストが作れるのですが、そういったリストについてもIT全般統制が有効であれば非常に利用しやすいのではないかと思います。
     
    その他、freeeの中でルールを設定して自動的に配賦計算がされ、仕訳も切られるという機能がありますし、支払い管理レポートから取引先別に集計した形で支払データが作れて、その支払データを全銀協フォーマットでダウンロードすることもできます。
    ダウンロードした段階で、その債務に関しては決済済みにすることができ、支払を待たずに消込の仕訳が自動でできてしまうんですね。IT全般統制が有効であれば、それらの仕訳の検証も比較的楽に進むのではないかと思います。

    「転記をなくす世界」を広げるAPI連携

    4つ目はAPI連携。これはさらに転記をなくす世界を広げてくれます。APIとは、「Application Programming Interface」の略で、自己のソフトウェアを一部公開して、他のソフトウェアと機能を共有できるようにしたものです。
     
    freeeはAPIを利用することで「試算表をください」と言えば試算表が飛んできますし、「仕訳帳をください」と言えば仕訳帳が飛んでくる。そういった仕組みがあります。会計ソフトでAPIを公開しているのは、おそらくfreeeくらいではないでしょうか。
     
    APIを使えば、freeeから情報をもらうだけでなく、freeeに情報を流し込むこともできます。上流システムとしてsalesforceやkintoneでCRMを使っていた場合、その営業情報などからfreeeの請求書に情報を流しこむことができます。そこから請求書を作ると、先ほどのワークフローが進み、さらに仕訳につながるという流れができますので、実際に請求する金額や取引先の情報がfreeeの中に流れ込んできてくれる、という仕組みになっています。これも転記をなくす世界を広げる重要な機能の1つです。
     
    以上が、freeeを使った有効な内部統制の整備・運用のご説明です。

    監査領域の課題解決サービス「kansapo」とは?

    続いて、「事前分析・文書化」と「証憑突合がしやすい環境」を達成するkansapoについて説明します。
     
    kansapoのコンセプトは、監査における手間を効率化して監査に関わる人が「本来やるべき作業」に集中できる世界を実現することです。データ加工の作業や被監査会社とのコミュニケーションを効率化することによって、本来行うべき判断や考える時間を確保しようというわけです。
     
    kansapoは、事前分析・文書化、証憑突合をしやすい環境を実現するという効率的な監査のポイントに関しての機能を備えていますが、freeeだけでも十分に監査が効率化される部分はあると思います。
    監査法人用にfreeeのアカウントを発行して、監査法人が事務所からfreeeに入り必要な仕訳データや試算表を取ってきたり、添付されている証憑を確認したりするなどして、すでに効率的に監査を行っている事例はあります。
    しかし、監査調書を作るところまで見据えると、まだ不十分な部分もありますので、そこをkansapoで補うというというイメージです。
     
    Kansapoの機能は、大きく分けて以下の3つです。

    分析のためのデータ加工

    1つ目は「分析のためのデータ加工」。増減分析について、freeeでは年度ごとに試算表を並べることはできますが、調書のリードシートによくあるような、四半期ごとに数字を並べることなどはできません。そこでkansapoで情報を引っ張ってきて、リードシートを作れるようにできます。
    もちろん、増減額や増減率も自動計算できるようになっています。また「カスタム科目」といって、財務情報と財務情報を使った比率分析、非財務情報も絡めた分析も、kansapo内で自動で計算させることができます。さらに今後は、勘定科目間の関係性分析や、仕訳種別分析も開発していく予定です。

    増減分析のコメント

    2つ目は「増減分析のコメント」です。freeeでは仕訳単位のコメントを付けることができ、それに対して質問のコメントを付ける形でコミュニケーションを取ることができますが、いわゆる科目の残高ベースでのコメントはできません。
    そこで、kansapoの中で残高の増減のコメントや質問のやり取りができるようになっています。現状では監査人と被監査会社の方は同じコメント欄を使うようになっていますが、最終的に監査人用のコメント欄も実装する予定です。

    コミュニケーション

    3つ目が「コミュニケーション」。先ほどの科目残高レベルの増減分析でのやりとりがkansapoの中で完結できます。コメントをすると監査会社にメールが飛び、メールのリンクからそのコメントに返答することができます。また今後、資料依頼のリストなども監査法人と被監査会社で共有できるように開発する予定です。
     
    (続いてkansapoの現状機能について、以下の項目に沿った実機デモンストレーションが行われました)

    【1】リードスケジュールの自動作成
    【2】月次推移分析資料の自動作成
    【3】科目明細の自動作成
    【4】仕訳単位の明細にドリルダウン(絶対値降順で表示)
    【5】証憑は freee に戻って確認
    【6】突合したらチェックマーク
    【7】基準値以下の取引は CSV 出力して抽出
    【8】科目設定(基準値や科目特性)
    【9】期間比較、月次推移への増減理由のメモ機能
    【10】kansapo内でのコメント及びステータス管理
    【11】カスタム科目でより深い分析ができる

    freeeとkansapoで監査を加速化

    これまでは、会計ソフトから試算表や仕訳帳を出力して、試算表を基にリードシートや月次推移を作り、それに関して会社に質問を投げ、それから会社の方に科目明細をもらい、自分たちで並べ替えてデータを加工し、気になる仕訳があればドリルダウンしてまた証憑を用意してもらう、という一連の流れがありました。
    このような従来の流れは、freeeとkansapoを使うことで、より効率化することができます。freeeからAPI連携でkansapo内に試算表や仕訳帳のデータを持ってきて、そこから期間比較や月次推移、絶対値降順で並んでいる科目詳細までドリルダウンすることができ、かつ、その科目詳細の金額をクリックすると該当仕訳が絞り込まれているfreeeの仕訳帳に飛んで証憑も確認できるのです。

    監査法人からよく寄せられる質問

    監査工数は劇的に下がる?

    「kansapoで監査工数は劇的に下がるのか?」とよく聞かれます。kansapoの目的自体は、監査工数を下げて監査報酬を下げるといったものではなく、監査の手間を効率化して、本来やるべき業務の充実を目指すものです。今後は、「本当に監査が効率化するのか」という声に応えられる機能を実装していきたいと考えています。

    kansapoの位置付け

    kansapoは、被監査会社が監査法人に対して提出する資料を作成するためのツールという位置付けになっており、監査調書を作成するためのツールとは言っていません。これまで会社側では、監査資料を作るためのツールとしてエクセル等を使っており、それをもとに監査が行われていました。kansapoは、エクセルなどの作成ツールがもっと効率化したものだと捉えるといいかと思います。ただし、kansapoの検証を通じて監査ツールとして利用できる可能性は十分にあります。

    セキュリティについて

    セキュリティに関してもよく質問があります。ログインはIDとPassで行い、Googleログインも可能です。権限管理はAuditorとAuditeeで権限を分けています。通信の暗号化やバックアップ体制はfreeeと同じですが、kansapoはデータセンターとしてGoogleのFirebaseを利用しています。

    料金負担は誰が?

    料金負担は誰がするのか、という質問について。今のところ被監査会社が支払って監査を効率化しています。監査法人が払う場合でも、例えば監査報酬で調整するなどの対応をとっていただいているところもあります。ただし、料金をどちらが払うかで、監査報酬のハンドルを握る主体が変わってくるということはあると思います。
    会社側がkansapo代を払っていた場合、監査が効率化した結果、監査報酬の減額を提案されることもあるかもしれません。一方で、監査法人がkansapo代を払って効率化しておけば、監査報酬の単価が上がると言えます。監査報酬を多少下げたとしても、被監査会社に監査報酬のハンドルを握られるよりは、金額の調整がしやすくなるのではないでしょうか。

    クラウド監査のイメージは?

    また、訪問せずクラウドで監査することに対して、被監査会社からのイメージに影響したり、報酬交渉しにくくなったりすることを心配される方もいます。その点は、訪問していた作業をクラウドで行っていることをご理解いただくことが大切です。会社側も訪問にあたって会議室を押さえることが大変で、会議室がなく共有スペースでの作業になることもあります。それを考えれば、お互いにwin-winのやり方なのだと思っています。

    開発予定

    現状の機能で増減分析ができるという意味では、四半期レビューはkansapoで十分です。監査を効率化するという意味では、内部統制やウォークスルー、統制テストや期末の監査も含めて、今後は効率化をしていきたいと思っています。そのため、以下のような開発予定があります。

    まとめ

    監査法人側のやるべき作業が増えている昨今、データ加工は監査人が時間をかけて行う作業ではないと思っています。増減分析についても、監査人が元帳を見て分析し、わからない部分を聞くという作業ではなく、事前に会社の方が分析・文書化したものを監査法人に渡すというのがあるべき姿でしょう。
    その上で監査人としては、異常点の発見やその調査、会計基準や経営実態に基づく判断といった本来の業務に時間を割くべきです。freeeとkansapoを使えば、それが実現可能であると考えています。ご清聴ありがとうございました。

     

    <プロフィール>
     
    税理士法人つばめ 公認会計士・社員税理士
    河村 浩靖 氏

     
    早稲田大学商学部卒業。新日本監査法人入所。上場企業の法定監査や内部統制監査・コンサルティング等の業務を行う。その後、税理士法人にて主に上場会社の連結決算・開示業務支援、上場準備支援等を行い、2012年に独立開業。freeeに特化した税理士法人つばめを設立し、上場準備会社、上場会社向けにfreeeのエンタープライズプランの導入・運用支援と、それに伴う内部統制支援を中心に業務を行う。2019年「クラウド監査アシスタントkansapo」をリリース。

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