【法改正】電子帳簿保存法　改正内容と適用開始までのスケジュール

はじめに

2015年の税制改正において、「電子帳簿保存法」が改正されました。改正電子帳簿保存法は、2015年9月30日に施行され、2016年1月1日から適用となります。

今回の改正により、企業の文書管理におけるペーパーレス化は進むのでしょうか。本稿では、電子帳簿保存法の概要と、今回の改正内容、適用に当たり留意すべきスケジュール上のポイントについて解説します。また、同時期に導入されるマイナンバー制度との関係についても併せて解説します。

1）電子帳簿保存法の導入の経緯

電子帳簿保存法の施行

電子帳簿保存法は、1998年7月に施行された法律で、正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。

「特例」と呼ばれるのは、この法律が国税関係書類の保存義務を規定する法人税法等の特例法として、電子データによる保存を認めるものという位置づけであるためです。

1998年の施行時点で電子データとしての保存が認められていたのは、当初からコンピュータで作成した決算書等のデータのみであり、領収書等の紙文書をスキャンして電子データとして保存することは認められていませんでした。

e-文書法の施行に伴う電子帳簿保存法の改正

その後、2005年4月にe-文書法が施行されたことに伴い、電子帳簿保存法は改正され、紙文書のスキャンによる電子保存が認められることとなりました。

e-文書法とは、法人税法、保険業法、薬事法等の約250の法律等により、紙による原本保存が義務付けられている書類の電子保存を容認する法律の総称で、次の2つの法律によって構成されています。

1.「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」（通則法） 2.「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」（整備法）

e-文書法は電子保存容認に関する共通事項を定める通則法、及び通則法のみでは手当てができない場合等の規定整備を整備法により措置するというものです。通則法方式とすることにより、関係する法律を個別に改正することなく電子保存の容認が可能となりました。

電子保存の具体的要件の規定については、保存を義務付ける個別の法令ごとに、スキャン文書の改ざん防止や原本の正確な再現性の要請の程度が異なるため、各法令の所管府省令で定めることとされています。国税関係帳簿書類については、2005年に改正された電子帳簿保存法により具体的な保存要件が定められています。

2）電子帳簿保存法の概要（2005年改正）

電子帳簿保存法が対象としている国税関係帳簿書類の範囲と具体例は下記の通りとなっています。 上記書類のうち、2015年の改正で大きな変更点があるのは、国税関係書類の内の証票のスキャナ保存に関する部分です。会計ソフトを用いて国税関係帳簿及び国税関係書類の決算書類を作成する場合にはそもそも電子データとして作成されるため、スキャンをする必要はありません。そのため、2005年改正時の制度についても、スキャナ保存に係る部分を中心に解説をします。

2005年改正時のスキャナ保存に係る制度概要

• 3万円以上の契約書・領収書は重要性が高いため、紙による保存が必要とされ、スキャナ保存は認められない
• 偽造を防止するため、スキャンしたデータには入力者又は監督者の電子署名を行った上で、日本データ通信協会の認定業者のタイムスタンプを付す必要がある
• すべての証票について、一定の解像度でカラーによるスキャンが必要
• 原稿台と一体となったスキャナを使用する必要
• 業務処理にかかる通常の期間を経過した後、速やかにスキャンを行うこととしている場合は、関係する帳簿についても電子保存の承認が必要
• スキャンしたデータの検索機能と国税関係帳簿との相互関連性の確保が必要

3）スキャナ保存の導入が進まない原因

改正前の電子帳簿保存法に関する国税の承認件数は、2013年度の累計で、帳簿の電子保存が154,006件であるのに対して、紙文書のスキャナ保存は133件に留まっています。

2005年にスキャナ保存の制度が導入されてから既に8年が経過しているにも関わらず、なぜ利用が進んでいないのでしょうか。スキャナ保存の導入が進まない原因として考えられる事項は下記の通りです。

スキャナ保存の導入が進まない原因

・スキャンにより保存できる契約書・領収書が3万円未満のものに限られていたため、金額基準別に業務フローを分けて構築する必要があった ・電子署名について、個人の実印に相当する「電子署名法で定められた認定認証事業者による電子署名」という厳格な要件が求められていた ・スキャンによる保存要件が、紙による保存よりも厳格であった ・スキャナについて、原稿台と一体となったものに限定されていた ・スキャナ保存のためには通常、関係する帳簿の電子保存の承認を受けていることが前提となるが、当該帳簿の電子保存の承認申請時に厳格な法令解釈による指導を受け、申請を取り下げるケースも発生 ・国税局による承認は会社個々の対応をみて判断することになっていたが、電子帳票システムを利用する場合に、機能としてどこまでできていればよいのかが明確でないため、申請できない状況が発生した

最後の点については経団連からの改善要望を受け、2009年11月に国税庁から電子帳簿保存法Q&Aが公表されたことで状況が改善されました。

4）2015年電子帳簿保存法の主な改正内容

上記の問題点を改善するため、2015年税制改正では電子帳簿保存法が改正されました。主な改正内容は下記の通りです。

主な改正内容

・3万円の金額基準を廃止し、全ての契約書等のスキャナ保存が可能となる ・業務処理にかかる通常の期間を経過した後、スキャンを速やかに行うこととしている場合の、関係帳簿の電子保存の承認要件が廃止される ・上記2点の規制廃止に伴い、新たに適正事務処理要件を追加される ・電子署名が廃止され、これに代えて入力者又は監督者に関する情報を確認できることが要件に追加される ・見積書等、重要度の低い証票では、スキャナ保存の際に必要とされていた書類の大きさに関する情報の保存、及びカラーでの保存が不要とされる ＜参考＞改正後のスキャナ保存の要件（国税庁資料）

新たに追加された適正事務処理要件

「適正事務処理要件」とは、内部統制を担保するために相互けん制、定期的なチェック及び再発防止策を社内規程等において整備するとともに、これに基づいて事務処理を実施していることを指します。具体的には、改正後の電子帳簿保存法の施行規則において、下記の事務処理が対象としてあげられています。

・相互に関連する当該各事務について、それぞれ別の者が行う体制 ・当該各事務にかかる処理の内容を確認するための定期的な検査を行う体制及び手続 ・当該各事務にかかる処理に不備があると認められた場合、その報告と原因究明及び改善のための方策の検討を行う体制

この適正事務処理要件は、スキャナ保存による金額基準撤廃等の規制緩和を実行するにあたり、その趣旨であるスキャン前の紙段階での改ざん防止のための代替手段として、新たに内部統制の整備が求められることとなったものです。 （参考）適正事務処理規程（国税庁サンプル）

5）適用開始までのスケジュール上のポイント

申請書の提出から適用開始までのスケジュール

スキャナ保存の承認申請書は、書類の保存に代える日の3ヶ月前までに、電子計算機処理システムの概要を記載した書類等を添付して、所轄の税務署長宛に提出する必要があります。

そのため、2016年1月1日から改正後の要件でスキャナ保存を行いたい場合には、2015年9月30日に申請書を提出する必要があります。申請書の提出後、却下の通知がなかった場合には、3ヶ月後の2016年1月1日からみなし承認となります。

みなし承認となるため、運用を開始した後、税務調査の際に適正事務処理要件を満たしているか等の確認が行われることになります。申請書提出時点では自己申告となりますので、実務上は遅くとも2016年1月1日までに適正事務処理要件等の要件を満たす必要があります。 <参考>国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書（記載例）

申請書におけるマイナンバーの取扱い

2016年1月1日以降に提出する申請書の場合、マイナンバー（個人番号又は法人番号）を記載する必要があります。しかし、マイナンバーの記載された通知カードの発送自体が2015年10月以降となるため、2015年9月30日～12月31日の間に提出する申請書には、個人番号又は法人番号を記載しなくてもよいとされています。

まとめ

いかがでしたでしょうか。改正により、スキャナ保存の導入が進まない原因の多くが解消される見込みであり、証票のスキャナ保存の普及が進むことが期待されます。

しかしながら、スキャナ機自体は改正後においても原稿台と一体となったものに限定されており、改善要望の多いスマートフォンによる撮影は認められていません。また、申請から適用開始まで3ヶ月もの期間を要するなど、まだまだ改善すべき課題も少なくないと考えられます。

領収書の流用や改ざんを防止するため、いつ、誰が、どのように作成したのかを証明できる仕組みの保持が前提とはなりますが、スマートフォンによる撮影も認められるよう、更なる技術的な手当と法改正が望まれます。

freee は2016年1月に改正される電子帳簿保存法の新要件に対応予定です。 詳しくはこちらから