中小企業がマイナンバー導入前に準備しておくべき5つのこと
中小企業は10月までにマイナンバー対策を
中小企業の経営者の皆さん、マイナンバー対策は進んでいますか？マイナンバー制度の利用が平成28年1月より開始されます。まだ少し先のこと、と考えている方も多いかもしれません。
しかし、マイナンバーの通知は平成27年10月から開始されます。通知が始まると、マイナンバーの収集や本人確認など、中小企業側でのマイナンバー対応はその時点からスタートすることになります。平成27年10月までに、マイナンバーについての知識を深め、準備を整えておきましょう。
今回は、中小企業が行うべき5つのマイナンバー対策を解説します。
<参考>【企業必見】マイナンバーの導入により発生する業務と対策まとめ
1）マイナンバー推進体制の構築
まずは、マイナンバーを管理する担当者や部署を把握する必要があります。中小企業が扱うことになるのは、主に従業員のマイナンバーとなります。従業員の税金や社会保険に関わる部署ということで、経理や人事担当者などがマイナンバー対応の担当者ということになるでしょう。これらの担当者が主導して、企業でのマイナンバー管理・運用を推進していきます。
2）マニュアルや社内規程の整備
マイナンバーを取り扱う作業は、誰にとっても初めてのことです。既存の事務業務とは全く異なる作業ですので、マニュアルを整備して、社内で情報を共有しておくようにしましょう。また、マイナンバーは大変重要な個人情報となりますので、それに関する社内規程の見直しも必要になります。
3）安全管理措置の確認
従業員や取引先から預かったマイナンバーは、預かったその日から、厳重なセキュリティ対策のもとでの管理・運用が始まります。マイナンバーの漏えい、滅失、毀損を防止するために、施錠できるキャビネットや保管庫が必要です。電子機器を利用する場合は、ユーザーアカウント制限などにより、情報システムを取り扱う事務担当者を限定します。
4）業務ソフトの対応
人事・給与・会計システムなど、マイナンバー対応のためにシステムの改修が必要な場合があります。例えば、源泉徴収票や支払調書にマイナンバーの記載欄が新たに設けられますし、源泉徴収票のサイズは現行のA6サイズからA5サイズに変更になります。マイナンバー制度開始後の規格などに対応するために、業務ソフトについても早めの検討が必要です。
5）社内教育・勉強会の実施
マイナンバーを安全に運用・管理していくためには、経理や人事担当者のみならず、全従業員がマイナンバーについて理解し、責任感を持って取り組むことが重要です。勉強会を実施して社内教育を徹底し、マイナンバー制度開始の時を安心して迎えられるようにしましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。中小企業にとって、マイナンバー対応のような事務作業が増えることは負担が大きいと思います。早めに準備して、マイナンバー制度開始後も事業活動をスムーズに進められる体制を整えて下さい。
