いざというときに困らない領収書の正しい書き方

 「領収書を書いてください」と言われたとき、正しい領収書を書くことはできるでしょうか。

領収書の概要はなんとなく理解していても、正しい書き方となると自信がないという人もいることでしょう。

今回は、領収書の書き方について解説します。

 

領収書とは

領収書とは、商品やサービスの対価を受け取ったことを証明する書類です。

対価を支払った人は領収書の発行を請求する権利があり、商品やサービスを売った人は領収書を発行する義務があります。

 

領収書の役割

領収書の役割は2つあります。

ひとつは「代金が確実に受け渡されたという証拠」で、もうひとつは「内部不正を防ぐための証拠」です。

領収書があれば代金の受け渡しが完了していることを証明できるので、「まだ代金を受け取っていない」と言って二重請求されることはありません。

代金を支払った人が支払ったかどうか忘れてしまったとき、領収書があれば支払いが完了したことを確認できます。

税務調査が行われるときには、領収書で売上金や経費が確認されます。

領収書は保存期間が決まっており、法人は7年間保存しておかなければならず、欠損金があった年度分の領収書については10年間保存しておかなければなりません。

個人事業主の領収書は、白色申告で5年間、青色申告で7年間保存しておかなければなりません。

内部不正を防ぐという面では、私的な経費を社内の経費としてしまうなどの不正を防ぐ役割があります。

 

領収書の書き方

領収書には記載されなければならない項目が7つあります。

 

1、「領収書」であることがわかるタイトル

その書類が領収書であることがわかるよう、タイトルとして「領収書」と記載されていなければなりません。

どんな文字の大きさでも領収書と記載されていれば領収書とみなされますが、一番大きく記載されているべきものです。

 

2、宛て名

宛て名の部分には、代金を支払った人や会社の氏名や屋号の正式名称を記載します。宛て名が記載されていない領収書は無効となるので注意が必要です。

株式会社は（株）と省略せず、「株式会社〇〇」「〇〇株式会社」と代金を受け取った側が記載します。

少額の領収書に「上様」と記載されるケースも見られますが、税務調査が入ると無効と判断される場合もあるため、正式名称で記載しておいたほうが安心です。

 

3、金額

金額の先頭には「￥」と、末尾には「－」もしくは「※」と記載し、数字は「1,000」のように3桁ごとに「,」を記載します。

￥ではなく「金」とした場合には末尾は「也」です。

 

4、商品やサービスの具体的な名目

領収書の代金がどのような商品やサービスに対しての金額なのか、具体的な名目を記載します。

「お品代」は領収書としての信ぴょう性に欠けるため、具体的な名目を記載します。

領収書に記載することが難しい名目については、納品書などを添付します。

 

5、領収書の発行者

領収書の発行者名は、手書きでも社判でもOKです。

 

6、領収書の発行日

領収書の発行日を記載します。

発行日の記載は税務処理において不可欠な名目です。

 

7、収入印紙

領収金額が5万円を超えた場合、領収金額に応じた収入印紙を添付し消印を押します。

収入印紙は「印紙税」を支払ったことの証明となります。

5万円以上の領収書に収入印紙が貼られていない場合、怠過税として倍以上の罰則金が生じてしまう可能性があるので注意しましょう。

“金銭又は有価証券の受取書や領収書は、印紙税額一覧表の第17号文書「金銭又は有価証券の受取書」に該当し、印紙税が課税されます。”

＜引用元＞国税庁：金銭又は有価証券の受取書、領収書

 

レシートと領収書

レシートと領収書は、商品やサービスの代金が受け渡されたことの証明書という意味では同じものです。

レシートと領収書の違いは、代金を支払った人や会社の宛て名がないことです。

宛て名が書かれていなくても、「レシートの発行者」「取引日時」「商品名やサービスの内容と金額」が明記されている書類ということで、法的根拠が認められる書類となります。

税務署からの承認を受けていれば、スマートフォンで撮影した領収書も有効です。

“レジで発行されるレシートと、手書きで宛名などを書いてもらう領収書ですが、違いはどこにあるのでしょうか。”

＜引用元＞経営ハッカー：領収書とレシートの違いについてわかりやすく解説

 

税込みの支払額が5万円以上の場合

税込みの支払額が5万円以上の場合、消費税の仕入税額控除を適用するためには一定の条件を満たしている領収書が必要です。

 

支払額5万円以上の領収書の条件

・書類作成者の氏名又は名称
・課税資産の譲渡等を行った年月日
・課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容
・課税資産の譲渡等の対価の額
・書類の交付を受ける当該事業者の氏名又は名称

 

まとめ

レイアウトはきれいなほうが望ましいですが、レイアウトのせいで領収書であることが認められないことはありません。

正しい領収書を書くポイントは、税務署が見て領収書として認められるだけの項目をきちんと記載することです。