Excelと会計ソフトを組み合わせて経理を経営に活かす方法まとめ

1）Excelのみを利用して経理を行う

一般的にExcel経理全体の流れは、以下のような手順です。

1. すべての会計取引の仕訳をその発生順（日付順）仕訳帳に記録する。

仕訳帳とは、すべての会計取引の仕訳をその発生順（日付順）に記録するために、一定の様式を備えた帳簿のことをいいます。

2. 仕訳帳を勘定科目ごとに総勘定元帳に転記する。

総勘定元帳とは、勘定科目ごとに取引を記録する帳簿のことをいいます。

3. 仕訳帳から総勘定元帳に転記する際に、勘定科目単位で借方、貸方の合計をSUM関数、IF関数、ピポットテーブル等を用いて集計し残高試算表を作成する。

試算表は、仕訳帳から総勘定元帳に仕訳が転記される際に、正確を期すために作成される表のことをいい、これにより貸借対照表、損益計算書を作成します。

4. 残高試算表を税務署に提出する決算書様式にあわせて勘定科目を集約したり、組み替えることで、税務署に提出する決算書を作成する。

ただし、Excelでの決算書作成には一般的に下記難点があります。

1. 総勘定元帳の作成が大変でミスが起こりやすい。

仕訳の借方、貸方それぞれをそれぞれの勘定科目に総勘定元帳に反映する必要ありますが、Excelではミスが起きやすく大変です。

2. 消費税の計算、集計が煩雑。

Excelのみで各仕訳、勘定科目ごとに課税、非課税、不課税の区分や消費税率の設定をし、集計するのはかなり煩雑で、これができないと消費税申告書の作成も大変になります。また、消費税の計算を適切に行うのは困難なので、消費税の免税事業者等小規模の会社や個人事業者等以外の場合、Excelのみでの決算書の作成はかなり誤りのリスクがあるといえます。

3. 借方、貸方の集計も大変でミスが起こりやすい。

勘定科目単位で借方、貸方の合計をSUM関数、IF関数、ピポットテーブル等を用いて集計すれば残高試算表が作成できると記載しましたが、集計も勘定科目が多くなればなるほど、仕訳が多くなればなるほど大変になり集計ミスも起きやすくなります。

2）会計ソフトとExcelを利用して経理を行う

会計ソフトを利用すれば、上記Excelで経理する方法の問題点はすべて解消されるのは言うまでもないですが、それ以外にも、Excelを利用して記帳を効率化できるだけでなく、様々な分析を即時に行うことができます。 例えば、会計ソフトfreeeを用いると、記帳は下記手法により、Excelよりも迅速かつ正確に行えます。

1. ネット銀行とクレジットカード等の利用でデータを取り込む。

ネット銀行、クレジットカード、電子マネー等で銀行口座等を同期化したり、銀行の明細を手動で取り込む等により自動で経理処理を行うことができます。

2. Excelで必要項目を入力したデータを会計ソフトに取り込む。

従来通り、Excelも利用したい場合も、Excelに取引日、取引内容、出金額、入金額、残高を取引別に入力してcsvファイルで会計ソフトfreeeに取込むと仕訳帳、総勘定元帳、試算表、決算書等も自動で作成できます。

3. 家計簿のイメージで記帳ができる。

Excelの場合、複式簿記で仕訳を積み上げないと決算書等の作成は困難ですが、会計ソフトfreeeでは、現金か預金か役員資金による入出金かを選択し、収支を記帳するだけで、家計簿の感覚で、複式簿記で記帳できるので、Excelを用いる場合よりも簿記の知識がいらずに記帳、決算書の作成が正確かつ簡単に行えます。

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3）まとめ

上記がExcelのみではなく会計ソフトと一緒に使うことで、記帳・決算を正確かつ早期化できるというメリットですが、記帳以外に会計ソフトを利用するメリットとして、会計ソフトを使うことで、月次推移分析、収支分析、売掛金買掛金管理、資金繰り等分析が適時に行えるといった点が挙げられます。

もちろんExcelでもこれらの分析資料は作成できますが、Excelで作成した仕訳帳、総勘定元帳、試算表等を加工して作成する必要があり、煩雑で時間もかかります。 会計ソフトを用いれば、記帳するだけで、月次推移分析、収支分析、売掛金買掛金管理、資金繰り等分析データが自動的に作成できるので、常時いつでも経営者が必要としている情報を分析し、経営に活かすことが可能になります。